L'estensione correzione automatica anomalie permette alle aziende di risolvere automaticamente le anomalie di presenza non prevista e assenza da giustificare, inserendo giustificativi di lavoro extra o assenza senza dover intervenire personalmente.
Dopo l'attivazione dell'estensione, per far funzionare correttamente la funzionalità è necessario configurare almeno una regola di correzione. Le regole di correzione spiegano a Fluida come gestire automaticamente le anomalie: si sceglie se applicarle all'intera azienda o a persone specifiche e si definisce il tipo di giustificativo da usare per giustificare le anomalie.
Una volta configurata la regola, le anomalie vengono giustificate automaticamente secondo la regola impostata. Ad esempio, se in azienda si usa la Banca ore, si può decidere che tutte le assenze non previste vengano gestite con il giustificativo di Utilizzo banca ore, e tutte le presenze extra con il giustificativo di Accumulo banca ore, andando ad aggiornare così automaticamente anche il saldo della banca ore di ognuno.
Abilita le regole predefinite di Fluida per la correzione automatica delle anomalie
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power user.
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze e Timbratura smart.
Per l'azienda è attiva l'estensione correzione automatica anomalie
In azienda è attiva la quadratura e sono state configurate le regole presenza.
Fluida mette a disposizione due regole predefinite per la correzione automatica delle anomalie:
Straordinario per giustificare in automatico con un giustificativo di Straordinario tutte le anomalie di presenza non prevista pari o inferiori ai 30 minuti. La regola si applica a tutti gli utenti attivi in azienda.
Permessi per giustificare in automatico con un giustificativo di Permesso tutte le anomalie di assenza da giustificare pari inferiori ai 30 minuti. La regola si applica a tutti gli utenti attivi in azienda.
Di default, queste regole sono disattivate. Un utente Amministratore o Power User può però abilitarle (e nel caso effettuare delle modifiche ai parametri di funzionamento). Per farlo:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Fai clic su Correzione automatica anomalie.
Seleziona la categoria di anomalia a cui si applicherà la regola, scegliendo tra Assenze o Lavoro extra.
Seleziona la regola predefinita (Straordinario o Permessi).
Fai clic su Modifica.
Fai clic su Abilita automazione per attivare la regola.
Se necessario, effettua le modifiche alle impostazioni della regola (ad esempio per modificare la tipologia di giustificativo con cui risolvere le anomalie, o modificare la durata massima entro cui risolvere automaticamente l’anomalia).
Salva per confermare.
La regola per la correzione automatica delle anomalie è stata abilitata, e andrà ad applicarsi sul Calendario presenze delle persone coinvolte, a partire dal giorno successivo alla sua attivazione.
Esempio
Hai creato una regola che, per le assenze fino a 60 minuti, applica automaticamente il giustificativo Utilizzo banca ore. A partire dal giorno successivo all’attivazione della regola, se una persona ha un’assenza non giustificata di 45 minuti, l’anomalia verrà trasformata automaticamente in 45 minuti di Utilizzo banca ore, secondo le regole di arrotondamento previste dal giustificativo.
Aggiungi una regola personalizzata per la correzione automatica delle anomalie
Prima di cominciare:
Hai un profilo Amministratore o Power user.
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze e Timbratura smart.
Per l'azienda è attiva l'estensione Risoluzione automatica anomalie
In azienda è attiva la quadratura e sono state configurate le regole presenza.
Nel caso in cui le regole predefinite non rispondano alle esigenze aziendali, oppure sia necessario creare regole aggiuntive (ad esempio da assegnare a una persona specifica o a un team particolare), è possibile aggiungere delle regole personalizzate per la correzione automatica delle anomalie. Per farlo:
Vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze.
Fai clic su Correzione automatica anomalie.
Seleziona Aggiungi regola.
Dai un nome alla regola.
Seleziona la categoria di anomalia a cui si applicherà la regola, scegliendo tra Assenze o Lavoro extra.
Scegli la tipologia di giustificativo che verrà applicato per risolvere automaticamente questo tipo di anomalia: se nel punto precedente hai scelto Lavoro extra, potrai scegliere solo le tipologie di giustificativo disponibili all’interno della categoria Lavoro extra. Se hai scelto Assenze, potrai scegliere solo le tipologie di giustificativo all’interno delle categorie Malattia, Altra assenza, Permessi e Ferie.
💡 Leggi qui per scoprire come creare un giustificativo personalizzato, se quelli disponibili non soddisfano le tue esigenze.Scegli se applicare la regola a tutta l'azienda o a delle persone specifiche. Se scegli la seconda opzione, seleziona le persone a cui applicare la regola.
Indica la durata massima dell’anomalia (Fino a) che Fluida può risolvere automaticamente con il giustificativo scelto. Al momento della quadratura, se viene generata un’anomalia, Fluida applicherà automaticamente il giustificativo fino alla durata massima indicata.
💡 Ad esempio, se hai impostato una durata massima di 60 minuti e l’anomalia è di 120 minuti, Fluida coprirà automaticamente 60 minuti con il giustificativo scelto. I restanti 60 minuti rimarranno come anomalia da gestire manualmente.Seleziona Aggiungi per salvare.
La regola per la correzione automatica delle anomalie è stata creata e andrà ad applicarsi sul Calendario presenze delle persone coinvolte a partire dal giorno successivo alla sua creazione.
Esempio
Hai creato una regola personalizzata per il Lavoro extra che applica automaticamente il giustificativo Accumulo banca ore per le anomalie fino a 60 minuti. A partire dal giorno successivo alla creazione della regola, se una persona effettua 45 minuti di presenza extra rispetto all’orario previsto, Fluida trasformerà automaticamente quell’anomalia in 45 minuti di Accumulo banca ore, secondo le regole di arrotondamento previste dal giustificativo.
Gestione dei conflitti tra regole
Durante la creazione di una regola, Fluida verifica automaticamente se ne esiste già un'altra della stessa categoria (ad esempio due regole per il Lavoro extra, o due per l'Assenza) che coinvolge le stesse persone (l'intera azienda o le stesse persone specifiche). In caso di sovrapposizione, viene segnalato il conflitto e chiesto quale regola mantenere attiva prima del salvataggio.
Per evitare che due regole provino a risolvere la stessa anomalia in modi diversi, Fluida controlla la combinazione tra categoria della regola e persone a cui si applica.
Se esiste già una regola della stessa categoria per le stesse persone, la nuova regola entra in conflitto con quella esistente, anche se cambia il giustificativo o la durata massima. In questo caso, prima di salvare, Fluida segnala il conflitto e chiede quale regola mantenere attiva.
Una regola aziendale e una regola assegnata solo ad alcune persone possono invece coesistere, anche se appartengono alla stessa categoria. Quando una persona rientra in entrambe le regole, Fluida applica sempre la regola più specifica, cioè quella assegnata direttamente a quella persona.
Esempio
Hai già una regola aziendale per le Assenze che applica automaticamente il giustificativo Permesso. Se provi a creare un’altra regola aziendale per le Assenze che applica Utilizzo banca ore, Fluida segnala un conflitto perché entrambe valgono per tutta l’azienda e per la stessa categoria di anomalia.
Se invece crei una regola per le Assenze assegnata solo a una persona specifica, ad esempio Giulia, quella regola può coesistere con la regola aziendale. Per Giulia verrà applicata la regola specifica; per tutte le altre persone continuerà ad applicarsi la regola aziendale.
Cosa potrebbe andare storto durante la creazione di una regola di correzione automatica delle anomalie
Ho creato una regola di correzione automatica ma vorrei applicarla nel passato
Le regole di correzione automatica delle anomalie si applicano a partire dal giorno successivo alla creazione. Per questo motivo, una regola appena creata non viene applicata retroattivamente alle giornate già elaborate.
Per forzare l'applicazione su una giornata passata, è possibile apportare una modifica alla giornata in corso (per esempio modificare una timbratura esistente senza cambiare alcun parametro): Fluida ricalcolerà la giornata, effettuando nuovamente la quadratura e, se le condizioni sono soddisfatte, applicherà la regola automaticamente.
Ho creato una regola di correzione automatica, ma non si applica
Se hai creato una regola di correzione automatica ma non vedi applicato il giustificativo, verifica prima di tutto che per l’azienda sia attiva la quadratura: se la quadratura non è attiva, Fluida non genera anomalie e, di conseguenza, non può nemmeno risolverle automaticamente.
Controlla poi che la persona interessata abbia regole presenza correttamente assegnate e configurate. Le regole di risoluzione automatica intervengono solo sulle anomalie generate dalla quadratura: se le regole presenza non generano l’anomalia attesa, non ci sarà nulla da risolvere!
Esempio
Per una persona è configurata una regola presenza in cui il lavoro extra viene segnalato solo a partire da 60 minuti. Se per quella stessa persona hai creato una regola di correzione automatica che copre il Lavoro extra fino a 30 minuti con il giustificativo Accumulo banca ore, 30 minuti di presenza extra non verranno mai trasformati automaticamente: non raggiungendo la soglia minima prevista dalla regola presenza, Fluida non genera alcuna anomalia di lavoro extra.