Come gestire al meglio i turni variabili su Fluida

Assegnare un orario di lavoro previsto da contratto a una persona è utile quando la sua attività lavorativa prevede dei turni stabili, dal lunedì alla domenica, che si ripetono uguali ogni settimana.

Tuttavia, molte realtà aziendali richiedono una gestione più flessibile. Può capitare, infatti, che gli orari varino in base ai carichi di lavoro, che seguano rotazioni cicliche o che non siano definibili con grande anticipo, venendo quindi pianificati a ridosso della settimana lavorativa, con possibili modifiche dell'ultimo minuto. In questi casi, l’assegnazione di un Orario settimanale non è sufficiente a coprire le reali necessità dell'azienda.

Fluida offre diversi strumenti per gestire ogni tipo di variabilità oraria. Questa guida analizza i casi d'uso più comuni per aiutare a identificare la soluzione più adatta alle esigenze aziendali.

Nelle aziende in cui la programmazione viene definita periodicamente da una figura di riferimento (come un responsabile o un capoturno) per poi essere condivisa, è consigliabile utilizzare la Pianificazione visuale, che offre una griglia organizzativa di quattro settimane nella quale è possibile assegnare e modificare turni e riposi con pochi clic.

Questa soluzione risulta ottimale per chi pianifica settimanalmente, bisettimanalmente o mensilmente i turni di lavoro finalizzati a coprire un orario continuato, come nel settore retail.

Esempio:
Considerando un negozio con orario continuato dalle 9:00 alle 20:00 e un team di cinque persone, per garantire la copertura dell'intera giornata, l’azienda definisce tre turni:

Ogni settimana il responsabile stabilisce tramite Pianificazione visuale chi farà quale turno, distribuendo le assegnazioni in modo da evitare, ad esempio, che a una stessa persona venga assegnata una chiusura seguita da un'apertura il giorno successivo.
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Una volta salvata la pianificazione, il Calendario delle presenze si aggiorna automaticamente e viene inviata una notifica in tempo reale alle persone interessate, che possono così consultare la propria pianificazione aggiornata in qualsiasi momento.

💡 Leggi qui per saperne di più su come utilizzare la Pianificazione visuale.

Nelle aziende in cui la programmazione oraria segue una rotazione costante e prevedibile (ad esempio mattina nella settimana 1, pomeriggio nella settimana 2, notte nella settimana 3, e poi si ricomincia), la soluzione ottimale consiste nel creare i diversi Orari settimanali (es. “Orario settimanale mattino”, “Orario settimanale pomeriggio”, “Orario settimanale notte”) e utilizzare la Pianificazione ricorrente, grazie alla quale è possibile configurare l’alternanza di due o più orari per un tempo definito oppure per sempre.

Esempio:
Considerando un’azienda di produzione, operativa dal lunedì al sabato su tre fasce orarie (con la domenica come giorno di riposo fisso) e un team suddiviso in tre team (A, B, C) che si alternano:

tramite la Pianificazione ricorrente, è possibile configurare un ciclo di rotazione su 3 settimane:

Finito il ciclo, lo schema si ripete automaticamente. Ogni gruppo attraversa tutte le fasce orarie in modo equo senza intervenire per aggiornare di volta in volta il Calendario presenze.

💡 Leggi qui per saperne di più su come utilizzare la Pianificazione ricorrente.

Nelle aziende in cui la programmazione oraria dipende da esigenze operative che mutano quotidianamente, la pianificazione e la costante modifica manuale del Calendario richiedono un dispendio di tempo significativo. Questo accade spesso quando la gestione dei turni avviene inizialmente su file esterni (come fogli di calcolo) e viene comunicata tramite canali di messaggistica o email. In questi contesti, inserire nuovamente la stessa programmazione nel Calendario di Fluida risulterebbe un doppio lavoro oneroso, specialmente in presenza di organici numerosi.

In questi casi la soluzione ottimale consiste nel configurare il Riconoscimento automatico del turno, così che sia Fluida ad aggiornare il Calendario giorno per giorno in base alle timbrature effettive, senza necessità di una programmazione preventiva.

Esempio:
Considerando una clinica veterinaria con 12 dipendenti tra veterinari, tecnici e personale di accoglienza, in cui i turni vengono definiti dal responsabile di struttura in base alle urgenze, alle reperibilità e alla disponibilità del personale (spesso comunicati o modificati il giorno stesso) e un gruppo di turni con le possibili varianti orarie:

Un mercoledì, ad esempio, una veterinaria è prevista per il turno mattina, ma a causa di un'emergenza e dell'assenza improvvisa di un collega, il responsabile le chiede di coprire il pomeriggio. La dipendente timbra l’entrata alle 13:55 e l'uscita alle 21:05: Fluida riconosce automaticamente il turno Pomeriggio e aggiorna il Calendario presenze, senza che il responsabile debba modificare manualmente la pianificazione.

💡 Leggi qui per saperne di più su come come configurare il Riconoscimento automatico del turno.

Nelle aziende in cui le prestazioni lavorative dipendono da esigenze non programmabili, non è possibile definire in anticipo Turni o Orari settimanali. Questo accade, ad esempio, quando il lavoro viene svolto a chiamata o varia in base alla stagione, al tipo di attività da svolgere o al carico giornaliero.

In questi casi la soluzione ottimale è mantenere attiva la sola funzionalità Timbratura smart: non essendoci un orario teorico attendibile da confrontare, la priorità è registrare con precisione l’entrata e l’uscita effettive, evitando pianificazioni fittizie o continue correzioni manuali. In questo modo l’azienda può ottenere un report delle ore realmente lavorate, utile per verifiche interne, consuntivazione e gestione amministrativa.

Esempio:
Considerando un’azienda agricola che impiega lavoratori a chiamata, il numero di persone necessarie e l’organizzazione della giornata variano di volta in volta, in base alla stagione, al tipo di lavorazione e alle condizioni meteo.

Ogni lavoratore timbra tramite l’app all’inizio e alla fine dell’attività lavorativa: Fluida registra le ore effettive senza fare riferimento a un orario teorico prestabilito. A fine mese, il Report timbrature mensili restituisce i totali per ciascun lavoratore.

💡 Leggi qui per saperne di più sul Report timbrature mensili.

Nelle aziende soggette a forte stagionalità, le persone hanno un orario contrattuale definito ma il volume di lavoro effettivo oscilla significativamente durante l’anno: in alta stagione si lavora più del previsto, in bassa stagione meno. Anziché trattare ogni scostamento con Straordinari e Permessi, l’azienda ha bisogno di compensare le ore in eccesso con quelle in difetto nell’arco dell’anno.

In questi casi la soluzione ottimale è attivare la Banca ore con periodo annuale: le ore lavorate in più rispetto all’orario contrattuale vengono accumulate nel saldo della banca ore, mentre le ore lavorate in meno contribuiscono a ridurlo, con l’obiettivo di portare il saldo a zero entro fine anno.

Esempio:
Considerando un ristorante con persone assunte con un contratto da 40 ore settimanali, durante l’alta stagione estiva il personale lavora regolarmente 45–48 ore a settimana per far fronte all’affluenza: le ore in più alimentano il saldo positivo della banca ore. Da ottobre a marzo, con meno coperti, le stesse persone lavorano 35–37 ore settimanali, recuperando progressivamente quanto accumulato.

Attivando la Banca ore con periodo annuale, Fluida calcola automaticamente la differenza tra le ore lavorate e le 40 ore settimanali previste da contratto, aggiornando il saldo in tempo reale. A fine anno, il saldo della banca ore dovrebbe tendere a zero, garantendo una gestione equilibrata del monte ore complessivo.

💡 Leggi qui per saperne di più sulla Banca ore.