La funzionalità Gestione presenze di Fluida consente di consultare in modo semplice e immediato il calendario lavorativo, verificando per ogni giornata il turno previsto, la sede di lavoro e altre informazioni utili per organizzare la propria attività. Dal calendario è possibile anche inserire segnalazioni di assenze, lavoro extra e lavoro da remoto, così da comunicare tempestivamente variazioni, richieste o necessità operative a colleghi e responsabili. Mantenere il calendario aggiornato permette così di ottenere, a fine mese, dati di presenza corretti e completi per ogni persona, pronti per essere consegnati al consulente che elabora i cedolini.

Prima di rendere disponibile lo strumento ai dipendenti, un utente Amministratore o Power user deve configurare la funzionalità personalizzandone il funzionamento secondo le regole e esigenze aziendali. Questa guida riporta i passaggi per la configurazione iniziale.

Attiva la funzionalità Gestione presenze andando in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze > abilita l'interruttore accanto a Abilita funzionalità > Salva.

Ora la funzionalità è pronta per essere configurata.

Le chiusure sono giornate in cui una o più sedi aziendali non sono operative (come Natale e Pasqua) e, di conseguenza, non è previsto lavoro ordinario per le persone assegnate a quelle sedi.

Se la tua azienda rispetta le principali chiusure per festività, puoi importarle andando in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze > Chiusure aziendali > Aggiungi > Importazione guidata. Fluida ti propone una lista delle principali festività del paese: puoi selezionare solo quelle da aggiungere al calendario aziendale e lasciare escluse quelle che non vuoi applicare.

I giustificativi permettono di segnalare sul calendario delle differenze rispetto al turno previsto (es. due ore di permesso per visita medica, tre ore di straordinario, una giornata di lavoro da remoto). Sono organizzati in 7 categorie: ferie, permessi, malattia, ritardi, altre assenze, lavoro extra e lavoro da remoto. Ogni categoria può contenere più tipologie di giustificativo, che l'azienda può abilitare, personalizzare o creare secondo le esigenze.

Le categorie di assenza

Le categorie ferie, permessi e altre assenze permettono di segnalare le ore lavorate in meno rispetto al turno previsto.

Puoi creare giustificativi personalizzati per distinguere, ad esempio, i permessi dalle ex festività, o permettere di segnalare assenze per motivi specifici, come i permessi studio o l'allattamento, categorizzandoli nel gruppo di assenze che ritieni più opportuno.

Le categorie di presenza

💡 L'autorizzazione al lavoro extra è gestibile a livello di regola aziendale, e personalizzabile per singolo utente. L'autorizzazione al lavoro da remoto è invece personalizzabile per singolo utente.

Se è attiva la funzionalità Timbratura smart, abilita la quadratura per confrontare automaticamente le timbrature con il turno previsto, individuando presenze non previste (minuti in eccesso) o assenze da giustificare (minuti in difetto). Configura le regole presenza per far sì che rispecchino il regolamento aziendale, come i minuti di abbuono, le fasce di differibilità e la durata minima per rilevazione lavoro extra.

Per attivare la quadratura e configurare le regole presenza, vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze > Regole presenza > Attiva le regole presenza.

💡 Leggi questa guida per impostare al meglio le regole presenza.

Creare turni e orari serve a comunicare a ogni persona quanto e quando è previsto che lavori.

Un turno giornaliero è un modello riutilizzabile che descrive una possibile giornata lavorativa (ora di inizio e di fine, pause, ore totali) senza essere legato a un giorno specifico della settimana.

L'orario settimanale associa un turno a ciascun giorno della settimana, definendo lo schema lavorativo completo. Una volta creato, l'orario può essere assegnato a una o più persone e si ripeterà automaticamente nel loro calendario, settimana dopo settimana.

Ad esempio, per una persona che lavora dal lunedì al venerdì con orario 09:00–18:00 e pausa pranzo dalle 13 alle 14, è sufficiente creare un solo turno giornaliero con quelle fasce orarie, e poi inserirlo nell'orario settimanale dal lunedì al venerdì, impostando il riposo nel weekend.

Per creare un turno, vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze > Turni e Orari > Turni giornalieri > Aggiungi.

Per creare un orario settimanale, vai in Azienda > Impostazioni > Gestione presenze > Turni e Orari > Orari settimanali > Aggiungi > assegna un turno o riposo a ogni giorno.

A questo punto hai configurato la parte principale della funzionalità: chiusure, giustificativi, regole presenza, turni e orari sono pronti. Puoi quindi iniziare a verificare concretamente il risultato, scegliendo una persona a cui assegnare un orario e popolando così il suo calendario.

Per un primo test, è consigliabile selezionare una persona già attiva in azienda, che segue un orario di lavoro standard, che si ripete uguale di settimana in settimana. Puoi usare anche il tuo profilo, se utilizzerai Fluida per tracciare le tue presenze.

Per assegnare un orario settimanale a una persona vai in Azienda > Impostazioni > Utenti > seleziona l'utente > espandi Gestione presenze > assegna l'orario nel campo Orario settimanale > Salva. Puoi assegnare un orario di lavoro anche durante l'invito di una persona.

💡 L'orario assegnato non è per forza definitivo: potrai modificarlo in qualsiasi momento, sia per piccole variazioni sia per cambiamenti più importanti.

Fatto! Dopo aver assegnato l'orario, il calendario della persona si popola con i turni previsti per ogni giorno, a partire da oggi. Se l'orario è stato assegnato durante l'invito, il calendario sarà visibile appena la persona accetta l'invito.

Ora prendi confidenza con il calendario presenze. Popolare i calendari di tutti i dipendenti (assegnandogli i turni per i giorni passati, inserendo assenze, presenze extra o lavoro da remoto già programmati, e gestendo piccole variazioni nei turni) ti permetterà di estendere presto l'uso del sistema a tutta l'azienda, rendendo ogni persona autonoma fin da subito.