Attraverso lo stato di presenza, Fluida fornisce indicazioni sull'operatività di una persona in questo momento o in un preciso momento passato, permettendo di prendere decisioni operative sulla base di queste informazioni.
Per determinare lo stato di presenza, Fluida confronta i dati delle timbrature con le impostazioni di ciascun utente(come l'obbligo di timbratura) e, se è attiva la funzionalità gestione presenze, con quanto previsto dal Calendario.
Da questo confronto derivano due diversi stati:
Lo stato di presenza aziendale, che indica se l’attività lavorativa è o meno in corso (a prescindere dalla sede di lavoro).
Lo stato di presenza per sede, che indica invece se l’attività si sta svolgendo nella sede principale pianificata o principale della persona.
Quando le timbrature effettuate non rispettano la sede, il turno pianificato o gli obblighi di timbratura, viene segnalata un’anomalia che, a seconda del caso, potrà quindi riguardare la presenza/assenza della persona, oppure la sede di presenza rilevata.
💡Leggi qui per saperne di più sulle anomalie degli stati di presenza.
In questo articolo viene spiegato quali sono gli stati previsti dal sistema, dove é possibile visualizzarli e quali logiche ne determinano il calcolo.
Quali sono gli stati di presenza disponibili
Fluida gestisce tre stati principali per definire lo stato di attività di una persona:
🟢 Presente: la persona risulta operativa se è presente una timbratura di entrata (o di presenza) che conferma l'effettivo inizio dell'attività.
🔵 Probabilmente presente: la persona potrebbe essere operativa, ma il sistema non ne ha una conferma certa. Questo accade solitamente quando non è stata registrata una timbratura (ad esempio per chi ha l'obbligo di timbrare una sola volta al giorno o non ha obblighi di timbratura), ma il calendario prevede che la persona sia al lavoro.
💡Nella rubrica Persone, questo stato è abbreviato con un asterisco (Presente*).
⚪ Non presente: la persona non è, o non è più, operativa al lavoro. Questo accade se è già stata timbrata l'uscita, se la persona è in pausa, se non ha ancora timbrato l'entrata (per chi ha l'obbligo di timbrare) oppure se per quel momento non è prevista un’attività lavorativa (es. è previsto un giustificativo di assenza, è un giorno di chiusura oppure di riposo).
💡 Fluida calcola lo stato di presenza o non presenza basandosi esclusivamente sulle informazioni inserite a sistema, come timbrature e Calendario presenze: se una persona dimentica di timbrare oppure il suo Calendario non risulta aggiornato, le informazioni mostrate potrebbero essere imprecise.
La visualizzazione degli stati di presenza
Fluida mostra lo stato di presenza di una persona in un determinato momento attraverso un cerchio colorato attorno alla sua foto profilo (verde per i presenti, blu per i possibili presenti e grigio per gli assenti) e dal nome dello stato (es. "Probabilmente presente" oppure “Presente*”).
Le informazioni sull’operatività delle persone sono distribuite in diverse sezioni della piattaforma, a seconda del livello di dettaglio necessario:
Persone: la rubrica “Persone” mostra lo stato di presenza aziendale riferito al momento corrente indipendentemente dalla sede, indicato attraverso un cerchio colorato attorno alla foto profilo (verde per i presenti, blu per i possibili presenti e grigio per gli assenti) e dalla dicitura specifica (come "Presente") che compare aprendo la scheda della persona.
Registro presenti in sede: mostra lo stato di presenza specifico per ogni sede. Qui è possibile consultare non solo la situazione attuale, ma anche quella passata, visualizzando nel dettaglio orari di timbratura ed eventuali anomalie.
"Chi c'è in azienda?": in questa sezione è presente l'indicazione di quante persone risultano effettivamente operative in azienda in quel preciso istante (es. "3 in questo momento"). Da qui è possibile consultare l'elenco completo per consultare quali persone risultino presenti.
Autorizzazioni per la visualizzazione degli stati di presenza
A seconda del ruolo o profilo utente in azienda e del livello di privacy impostato nelle preferenze aziendali, la visualizzazione delle informazioni sull’operatività delle persone può cambiare.
Lo stato di presenza in azienda per un momento passato, lo stato di presenza in sede, ed eventuali anomalie degli stati di presenza, sono visibili solo a ruoli autorizzati, alle condizioni descritte di seguito, a prescindere dalle scelte aziendali sulla modalità privacy. Le stesse condizioni di autorizzazione si applicano anche alla visibilità dello stato di presenza attuale, per le aziende che hanno modalità privacy Elevata oppure Massima. Invece, nelle aziende con modalità privacy Standard, chiunque può visualizzare lo stato di presenza in azienda di altre persone in questo momento, senza restrizioni.
Autorizzazioni a visualizzare lo stato di presenza di una persona in azienda e in sede (per qualunque momento) e le relative anomalie
Ruolo / Profilo | Può visualizzare per |
Utenti con profilo power user o amministratore | Qualunque persona in azienda |
Utenti responsabili di una o più sedi aziendali | Qualunque persona che ha come sede principale una delle sedi di cui sono responsabili |
Utenti che conducono uno o più team | Qualunque persona che appartiene a uno dei team cui sono leader |
Utenti coinvolti in regole di approvazione | Qualunque persona per cui possono approvare richieste di presenza-assenza oppure timbrature |
Altri utenti | Nessuna persona (solo sé stessa) |
💡 Non è detto che chi può vedere lo stato di presenza possa vedere altre informazioni relative alla presenza di una persona, come orari di timbratura e dettagli sui giustificativi: Fluida tutela sempre la privacy mostrando informazioni specifiche solo a chi ha l’autorizzazione per visualizzarle.