Il Registro presenti in sede è uno strumento di analisi e monitoraggio che consente di verificare in tempo reale, o anche a ritroso nel tempo, se la presenza prevista di una persona sia stata effettivamente rispettata attraverso il suo stato di presenza e eventuali anomalie dello stato di presenza rilevate.
Per effettuare questa verifica, Fluida incrocia le timbrature effettuate dalle persone con i loro obblighi di timbratura e quanto previsto dal Calendario, permettendo di sapere chi era operativo in un determinato momento, in quale sede, e se sono presenti anomalie che richiedono attenzione.
Questo monitoraggio rappresenta un supporto strategico per la gestione operativa e la tutela dell'azienda, intervenendo su tre fronti principali:
Continuità del servizio: permette di verificare che le attività aziendali siano presidiate come pianificato. Ad esempio, è possibile controllare in tempo reale la regolare apertura di un punto vendita o la disponibilità del personale di assistenza clienti, prevenendo disservizi e garantendo la copertura dei turni.
Rispetto delle scadenze e produttività: consente di monitorare la presenza del personale sui cantieri o presso le sedi dei progetti. Sapere che i team sono operativi nei luoghi previsti riduce il rischio di ritardi nelle consegne, ottimizzando la gestione dei flussi di lavoro e dei relativi incassi.
Salute e sicurezza: in caso di evacuazione o situazioni critiche, il registro diventa uno strumento indispensabile per la gestione delle emergenze. Fornisce infatti una base affidabile per l'appello al punto di raccolta, permettendo di identificare immediatamente chi è presente in sede. Inoltre, aiuta a verificare la disponibilità in loco delle figure obbligatorie, come gli addetti al primo soccorso e alla prevenzione incendi.
Gli utenti autorizzati possono accedere al report da: Azienda > Organizzazione > Report e dati > Registro presenti in sede, nella sezione Timbratura.
💡L’articolo descrive il funzionamento del registro per le aziende che hanno attivato sia Timbratura smart che Gestione presenze: in assenza del calendario presenze, il registro tiene conto solo delle timbrature. Per saperne di più, leggi qui.
Le autorizzazioni per la visualizzazione del registro
Il report è accessibile alle aziende che hanno attiva la funzionalità Timbratura smart. La visibilità dei dati segue la gerarchia dei ruoli in piattaforma:
Amministratori e Power User: visualizzano i dati di tutte le sedi e di tutte le persone in azienda.
Responsabili di sede: visualizzano i dati delle persone che hanno come sede principale la sede di cui sono responsabili.
Team leader: visualizzano i dati dei componenti del team di cui sono a capo.
Approvatori: visualizzano i dati delle persone di cui approvano le timbrature o le presenze.
Altri utenti: non hanno accesso a questo report.
Organizzazione del registro presenti in sede
Lo strumento si suddivide in due sezioni principali per offrire una panoramica aziendale e un dettaglio per singola sede.
Pagina di riepilogo
Questa sezione offre una visione d'insieme immediata dell'intera organizzazione e delle singole sedi operative.
Per impostazione predefinita, i dati mostrati si riferiscono al momento attuale, ma è possibile utilizzare i selettori di data e ora in alto per consultare la situazione storica.
Per facilitare la consultazione e il monitoraggio dei dati, la pagina mette a disposizione diversi strumenti:
Contatori di riepilogo aziendale
Il contatore a sinistra indica il numero di persone effettivamente Presenti rispetto a quelle Previste nel momento selezionato (es. 2/3), in base al loro stato di presenza. Il contatore a destra mostra invece il rapporto tra le persone previste e il totale delle persone attive in azienda, con un calendario popolato. Un indicatore dedicato segnala inoltre il numero totale di anomalie dello stato di presenza, evidenziando situazioni in cui la realtà non coincide con la pianificazione.
Elenco delle sedi
Le sedi aziendali sono elencate in ordine alfabetico. Per ciascuna di esse è possibile visualizzare immediatamente il numero di presenti rispetto ai previsti (secondo quanto pianificato a calendario) e se sono presenti anomalie dello stato di presenza specifiche per quel luogo.
💡 Il pulsante Cerca, posto in cima alla pagina, permette di trovare velocemente una specifica sede all'interno dell'elenco.
💡 La sede di sistema "Da remoto" non è visibile in questo registro, poiché lo strumento è focalizzato sul monitoraggio delle presenze fisiche presso le sedi aziendali.
Pagina di dettaglio sede
Selezionando una sede dalla pagina di riepilogo, si accede all’elenco analitico delle persone previste o presenti in quella specifica sede. In alto, oltre ai selettori temporali, sono disponibili dei Filtri rapidi che permettono di isolare velocemente i collaboratori in base al loro stato.
La pagina permette di gestire le informazioni attraverso diversi strumenti:
Stato di presenza
Identificato da un cerchio colorato intorno all'avatar che indica se la persona è Presente, Assente o Probabilmente presente.
💡 Leggi qui per saperne di più sugli stati di presenza.
Anomalie dello stato di presenza
Quando le timbrature effettuate non corrispondono a quanto pianificato, viene segnalata la discrepanza. Queste anomalie possono essere legate alla sede (quando la timbratura avviene in una sede diversa dalla sede principale della persona o da quella pianificata a Calendario) o alla presenza (quando la timbratura non avviene secondo gli obblighi di timbratura impostati o non rispetta quanto pianificato a Calendario).
💡Leggi qui per saperne di più sulle anomalie dello stato di presenza.
Ultima timbratura
Mostra alcuni dettagli relativi all’ultima timbratura inserita, come l'orario, il verso (Entrata, Uscita o Presenza) e la tecnologia utilizzata per certificare la presenza (come GPS, Bluetooth o NFC). Se la timbratura non è certificata, viene mostrato un pallino pieno accanto ai dettagli.
Dettaglio persona
Cliccando sul nome di una persona, è possibile visualizzare l'elenco completo di tutte le timbrature effettuate nella giornata o accedere direttamente alla relativa giornata di calendario.
Cosa potrebbe andare storto
Perché non visualizzo nessuna persona o sede nell'elenco?
Se la funzionalità Gestione presenze è attiva, il registro mostra solo le sedi dove è previsto almeno un turno di lavoro. Se l'elenco è vuoto, potrebbe non esserci alcun turno pianificato per il momento selezionato o il giorno di calendario potrebbe non essere ancora stato generato (situazione comune, ad esempio, quando si accede al report il giorno stesso dell'attivazione del modulo). In questo caso, puoi contattare il supporto clienti per assistenza all’indirizzo support@fluida.io.
Perché una persona non compare nell'elenco di una sede?
Questo può accadere se la persona non ha un orario di lavoro definito oppure ha inserito un Cambio sede con sede Da remoto o un giustificativo di Lavoro da remoto.
Perché un utente risulta "Probabilmente presente" anche se non ha timbrato?
Se è attiva la funzionalità Gestione presenze, le persone con obbligo di timbratura Nessuno o Presente 1 volta al giorno vengono indicate come Probabilmente presenti se nella giornata è previsto un turno di lavoro. Selezionando il nome della persona, infatti, il sistema specifica la motivazione: "Probabilmente presente (secondo il turno previsto e non avendo obbligo di timbrare entrata e uscita)".
Perché con un turno flessibile appare spesso l'anomalia "Assenza da giustificare"?
In caso di turno flessibile, la presenza è rilevata esclusivamente tra una timbratura di entrata e la successiva uscita. Al di fuori di questi orari (ovvero quando non c'è una sessione di lavoro aperta), il sistema segnalerà un'anomalia di assenza da giustificare poiché non può prevedere l'orario esatto di inizio attività.
Perché chi lavora di notte risulta assente dopo la mezzanotte?
Lo stato di presenza viene resettato alla mezzanotte di ogni giorno. Se una timbratura di ingresso è stata effettuata prima delle 00:00, il sistema non ne trascina la validità sul giorno successivo. Pertanto, nelle ore post-mezzanotte, l'utente non risulterà correttamente visibile come presente nel registro del nuovo giorno.
Ho solo la funzionalità Timbratura smart attiva, che cosa cambia?
In assenza del modulo Gestione presenze, Fluida non può confrontare le timbrature con una programmazione a Calendario, di conseguenza si basa esclusivamente sulla Sede principale della persona.
Con solo la funzionalità Timbratura smart attiva, i contatori di riepilogo mostrano esclusivamente il numero di persone presenti rispetto al totale degli assegnati a quella sede; non è invece disponibile il dato dei previsti "in tempo reale" o rispetto al totale degli utenti, poiché non è possibile determinare chi dovrebbe essere effettivamente operativo nel momento selezionato.
Nel report vengono rilevate esclusivamente le anomalie di sede.