Quando si inserisce una timbratura non certificata per sé o per un’altra persona, è possibile selezionare la sede di timbratura, scegliendo tra quelle predisposte dall’azienda, o selezionando la sede Da remoto, nel caso in cui non ci si trovi all’interno di una sede aziendale.
A ogni persona deve essere consentito dichiarare dove ha effettivamente svolto l'attività lavorativa, a prescindere dalle proprie configurazioni: è quindi possibile selezionare anche sedi in cui normalmente non si è abilitati a timbrare.
Per facilitare la scelta, le sedi sono organizzate in categorie, e Fluida propone automaticamente la sede più probabile per quella timbratura.
💡Per le sedi con fuso orario differente rispetto a quello del dispositivo in uso, viene mostrato l'offset in ore e minuti rispetto all'ora media di Greenwich (es: GMT+09:00).
L'organizzazione delle sedi selezionabili
Le sedi selezionabili per le timbrature non certificate sono raggruppate in quattro categorie:
Sede pianificata: è la sede prevista dal calendario presenze della persona per il giorno e l'orario di timbratura selezionati. Se la funzionalità Gestione presenze non è attiva, oppure non è prevista alcuna sede per il giorno e l'orario selezionati, la sede pianificata non è visibile.
Sede più vicina: è la sede più vicina tra quelle abilitate alla timbratura ed entro un km dalla posizione del dispositivo. Questa voce non è visibile se:
Si sta timbrando per conto di un'altra persona;
L'app non ha accesso alla posizione del dispositivo;
La sede più vicina coincide con quella pianificata.
Sedi abilitate: è l'elenco in ordine alfabetico delle sedi presso cui la persona è autorizzata a timbrare, diverse da quella pianificata o più vicina. Se il lavoro da remoto è consentito, la sede “Da remoto” compare come primo elemento dell'elenco.
Sedi non abilitate: è l’elenco in ordine alfabetico delle sedi presso cui non sarebbe consentito timbrare per l’utente, ma che restano selezionabili per dichiarare una presenza effettiva. Se la timbratura da remoto non è consentita per l'utente, la sede “Da remoto” è visibile in questo elenco.
💡 La sede Da remoto è sempre visibile tra le sedi abilitate e non abilitate. Se il lavoro da remoto è segnalato sul calendario dell’utente tramite l’inserimento di un giustificativo, allora è visibile come sede pianificata.
La selezione automatica della sede
Quando si inserisce una timbratura non certificata, Fluida suggerisce, preselezionandola, la sede in base ai valori impostati (direzione della timbratura, data e ora, geolocalizzazione, ecc.).
Ogni volta che uno di questi valori cambia, la sede suggerita viene ricalcolata secondo questa logica:
Viene suggerita la sede più vicina, se diversa da quella pianificata.
Viene suggerita la sede pianificata, se la sede più vicina coincide con essa o non viene rilevata.
Non viene suggerita nessuna sede (selezione manuale richiesta) se non viene rilevata la sede più vicina e non è presente alcuna sede pianificata.
Schema riassuntivo della selezione automatica della sede di timbratura 👇
Condizione | Sede suggerita |
Sede pianificata ❌ Sede più vicina ❌ | Nessuna (selezione manuale) |
Sede pianificata ✅ Sede più vicina ❌ | Sede pianificata |
Sede pianificata ❌ Sede più vicina ✅ | Sede più vicina |
Sede pianificata ✅ Sede più vicina ✅ | Sede più vicina (il GPS ha la priorità) |
❌ = non rilevata o non prevista
✅ = rilevata o prevista
Come viene calcolata la sede pianificata
Se la funzionalità Gestione presenze è attiva, e per la data selezionata è previsto un turno giornaliero fisso composto da una o più sessioni di lavoro senza assenze, la sede pianificata viene determinata in base alla prossimità temporale:
Condizione | Direzione di timbratura: Entrata | Direzione di timbratura: Uscita |
L'orario rientra in una sessione di lavoro | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro in cui rientra | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro in cui rientra |
L'orario è precedente all'inizio di una sessione | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro successiva | ❌ La sede pianificata non è determinabile |
L'orario è successivo alla fine di una sessione | ❌ La sede pianificata non è determinabile | ✅ La sede pianificata è quella prevista per la sessione di lavoro precedente |
Esempio: Sede calcolata
09:00 > 13:00 (Sede: Milano) | 14:00 > 18:00 (Sede: Da remoto)
Azione: Inserimento entrata alle 13:30.
Risultato: La sede pianificata è Da remoto (sessione successiva).
Esempio: Sede non calcolata (Assenza o Riposo)
La sede pianificata non viene calcolata se non sono previste sessioni lavorative (riposo, chiusura aziendale) o se è presente un'assenza (ferie, permessi) per la giornata o la sessione specifica.
09:00 > 13:00 (Sede: Milano) | 14:00 > 18:00 (Assenza per permesso)
Azione: Inserimento entrata alle 13:30.
Risultato: La sede non è determinabile perché per il pomeriggio è prevista un'assenza. La selezione dovrà essere manuale