Quando inserisci una timbratura non certificata dichiari un ingresso, un'uscita o la tua presenza al lavoro senza validazione. In questa modalità, Fluida non certifica attraverso la tecnologia Bluetooth, GPS o NFC la tua presenza in un luogo in cui ti è consentito lavorare, ma si affida alla tua dichiarazione.
A differenza delle modalità certificate, che vincolano la registrazione all'orario e alla data del momento esatto in cui si effettua la timbratura, la modalità non certificata permette di personalizzare ogni dettaglio: è infatti possibile indicare liberamente la data, l'orario, la sede e il verso (entrata o uscita) della timbratura.
L'inserimento di timbrature non certificate è previsto principalmente per i profili a cui è stata assegnata questa modalità di timbratura per quando lavorano in sede o da remoto e per rimediare a dimenticanze e problemi tecnici con la timbratura certificata.
Mentre ogni utente può sempre inserire una timbratura non certificata per se stesso, solo alcuni ruoli specifici hanno il permesso di farlo per conto di altre persone.
A seconda delle regole di timbratura, del momento in cui avviene l'operazione e di chi la esegue, Fluida classifica queste registrazioni come dichiarate, forzate o dimenticate, mostrando la dicitura corrispondente nel dettaglio della timbratura.
Quando si usa la timbratura non certificata
Esistono diversi scenari in cui viene utilizzata questa tipologia di timbratura:
Modalità di timbratura prevista: l'azienda può assegnare a determinati profili una modalità di timbratura (in sede e/o da remoto) senza validazione: la presenza non viene certificata tramite la tecnologia Bluetooth, GPS o NFC; l'inserimento di una timbratura non certificata diventa quindi la procedura standard e quotidiana per comunicare i propri orari di ingresso e uscita.
Timbratura dimenticata: se si dimentica di timbrare l'inizio o la fine del turno, o della pausa, è possibile sanare la dimenticanza in un secondo momento, inserendo manualmente l’orario corretto della timbratura.
Impossibilità di timbrare nella modalità prevista: si utilizza quando, per impedimenti tecnici, non è possibile utilizzare la modalità certificata stabilita dalle proprie regole di timbratura. In questi casi si "forza" la timbratura sul momento, dichiarando manualmente la propria presenza nell'orario esatto in cui la si sta effettuando.
Inserimento per conto di un’altra persona: Amministratori, Power User e responsabili di sede possono utilizzare questa modalità per registrare la presenza di un collaboratore che ha dimenticato di timbrare o non ha potuto farlo autonomamente.
Promemoria: Se sono passate più di 14 ore dall’ultima timbratura di entrata, all'apertura dell’app Fluida invia un promemoria automatico, che invita a inserire la timbratura mancante.
Gestione delle anomalie: se la funzionalità Gestione presenze è attiva ed è abilitata la quadratura, se mancano delle timbrature è possibile sanare la mancanza cliccando sulla voce Timbrature mancanti nel menù a tendina dell'anomalia generata sul Calendario.
Differenza tra timbratura dichiarata, forzata e dimenticata
A seconda delle regole di timbratura, del momento in cui avviene l'operazione e di chi la esegue, Fluida classifica le timbrature non certificate come dichiarate, dimenticate o forzate, mostrando la dicitura corrispondente nel dettaglio della timbratura.
Timbratura dichiarata
Una timbratura non certificata viene classificata come dichiarata quando è inserita da un utente (o per suo conto da un utente autorizzato) la cui modalità di timbratura non prevede una validazione tecnologica. L'orario di timbratura indicato coincide con quello attuale: non viene apportata alcuna modifica manuale al giorno o all'ora di timbratura.
Questo tipo di timbratura è auto-approvata e non richiede l’inserimento di una nota obbligatoria di 10 caratteri. Se inserita per sé non genera notifiche, se inserita per conto di altri, invece, il destinatario e il suo approvatore vengono avvisati.
Timbratura forzata
Una timbratura non certificata viene classificata come forzata quando è inserita da un utente (o per suo conto da un utente autorizzato) la cui modalità di timbratura prevede una validazione tecnologica, pur mantenendo l'orario attuale.
Se inserita per sé:
Gli utenti con obbligo di certificazione devono inserire una nota di almeno 10 caratteri e attendere l'approvazione del responsabile, che riceve una notifica. Chi non approva le proprie timbrature non deve inserire una nota e non viene inviata nessuna notifica.
Se inserita per conto di un’altra persona:
Se la timbratura è inserita per conto di un'altra persona, non è obbligatorio l’inserimento delle note, e la timbratura è approvata in automatico. Viene però inviata una notifica ai soggetti coinvolti (la persona per cui si inserisce la timbratura, e il suo approvatore).
Timbratura dimenticata
Una timbratura non certificata viene classificata come dimenticata quando è inserita da un utente (o per suo conto da un utente autorizzato) inserendo un orario di timbratura riferito al passato, per correggere una dimenticanza o una svista.
Se inserita per sé:
Gli utenti con obbligo di timbratura certificata devono inserire una nota di almeno 10 caratteri e attendere l'approvazione del responsabile, che riceve una notifica. Chi non ha obbligo di certificazione, o è approvatore di se stesso, non deve inserire una nota e non viene inviata nessuna notifica.
Se inserita per conto di un’altra persona:
Se la timbratura è inserita per conto di un'altra persona, non è obbligatorio l’inserimento delle note, e la timbratura è approvata in automatico. Viene però inviata una notifica ai soggetti coinvolti (la persona per cui si inserisce la timbratura, e il suo approvatore).