La Conservazione sostitutiva è un’applicazione di Fluida, disponibile sul portale Fluida Connect, che permette alle aziende di gestire l'archiviazione a norma di legge dei propri documenti — in particolare note spese, documenti HR (come contratti, documenti del dipendente e documenti aziendali) e, se si attiva l’applicazione dedicata, il LUL - Libro Unico del Lavoro — in modo semplice e centralizzato, garantendone l'autenticità e l'integrità nel tempo, rendendoli immodificabili e legalmente validi in caso di controlli o ispezioni.

Grazie all'integrazione con il sistema di conservazione accreditato AgID del gruppo Zucchetti (ZDS – Zucchetti Digital Solutions), ogni documento riceve una firma digitale e una marca temporale che ne certificano la validità legale e l'opponibilità a terzi per 10 anni, proteggendo l'azienda da smarrimenti o alterazioni dei dati.

L'adozione di questo strumento consente di:

L'Admin abilita il servizio di Conservazione Sostitutiva da Fluida Connect. Durante l'attivazione sceglie se attivare anche la conservazione dei LUL e se inviare a conservazione anche lo storico.

Dopo l’attivazione, l’admin riceve le credenziali per accedere alla piattaforma dedicata alla conservazione.

I documenti seguono prima il normale flusso di gestione in Fluida: i documenti HR vengono consegnati ai dipendenti o all’intera azienda, i LUL vengono caricati a livello aziendale e le note spese vengono inviate in approvazione.

La conservazione (l’invio a ZDS) avviene con modalità e tempistiche diverse in base alla tipologia di documento e ai servizi attivati dall’azienda.

Fluida invia automaticamente i documenti a ZDS tramite API secondo le tempistiche previste per ogni tipologia:

💡 Se riscontri errori in un documento già trasmesso (esclusi i LUL), puoi caricare una versione aggiornata. Il sistema sostituisce il file su ZDS preservando l'identificativo originale per garantire la tracciabilità.

Periodicamente (in genere ogni semestre o una volta all'anno) ZDS appone la marca temporale e la firma digitale massiva. Da questo momento i documenti sono definitivamente immodificabili: non possono più essere sostituiti o modificati, ma restano consultabili ed esibibili in caso di controlli. ZDS li conserva a norma per 10 anni, garantendone nel tempo integrità, autenticità, leggibilità e validità legale.

Amministratori e Power User possono abilitare il servizio direttamente dall'app:

Una volta confermata l'operazione, il servizio viene attivato e l'azienda può iniziare a gestire l'archiviazione a norma dei propri file. I dati aziendali verranno inviati al sistema di conservazione: sarà quindi necessario nominare il Responsabile della Conservazione per ricevere le credenziali temporanee di accesso al portale dedicato. Per informazioni commerciali sui costi del servizio attivato, puoi contattare support@fluida.io.

Lo spazio di archiviazione di partenza incluso nel servizio è di 1 GB, e può essere monitorato in qualsiasi momento, direttamente in app.

Al momento dell'attivazione (o successivamente) puoi scegliere di includere nella conservazione anche le note spese già presenti nel sistema, attivando l'opzione Storico note spese. Questa opzione invia al conservatore tutti i documenti preesistenti.

⚠️ Una volta attivata, l'opzione Storico note spese non può essere disattivata.

L’addon LUL si può attivare insieme alla Conservazione Sostitutiva oppure in un secondo momento, dall’area di gestione dell’applicazione.

Per poterlo usare, la Conservazione Sostitutiva deve essere già attiva e l’azienda deve essere italiana.

Una volta attivato, sarà disponibile un'area di upload dedicata e uno spazio di archiviazione riservato (slot da 500 MB) esclusivamente per i documenti LUL.

L'invio è automatico: non devi fare nulla. Fluida genera il PDF 30 giorni dopo l'approvazione della nota spese e lo invia a ZDS. Da quel momento il documento entra nel processo di conservazione, ma resta ancora aggiornabile fino al Lock: la conservazione diventa definitiva quando ZDS applica firma digitale e marca temporale massiva, in genere con ciclo semestrale o annuale.

Il Libro Unico del Lavoro segue un calendario di compliance dedicato:

Importante: il sistema monitora la continuità dei caricamenti. Non è possibile caricare il LUL di un mese se manca quello del mese precedente (es. non puoi caricare Marzo se manca Febbraio).

⚠️ Nota sulla responsabilità legale: Fluida e ZDS assumono la responsabilità esclusivamente per i LUL generati dopo la data di attivazione del servizio. È comunque possibile caricare LUL relativi a periodi precedenti per archiviazione, ma lo storico caricato retroattivamente non ha piena validità legale opponibile a terzi.

Puoi distinguere lo spazio occupato da: note spese, documenti HR, LUL e altri file. Il sistema mostra sia lo spazio occupato che lo spazio totale disponibile.

Il servizio include uno spazio iniziale di 1 GB. Se lo spazio disponibile non è sufficiente, viene ampliato automaticamente per garantire la continuità dell’archiviazione.

Posso modificare un documento già inviato a ZDS?
Sì, fino al momento dell'archiviazione definitiva (Lock). Il sistema aggiorna il file mantenendo l'ID originale.

L'addon LUL può essere attivato senza la Conservazione Sostitutiva?
No, la Conservazione Sostitutiva è un prerequisito obbligatorio.

Posso caricare lo storico dei LUL dopo mesi dall'attivazione?
Sì, in qualsiasi momento successivo all'attivazione.

In caso di controllo, come si esibiscono i documenti?
L'Agenzia delle Entrate riconosce i documenti conservati a norma. Può essere creata un'utenza dedicata per gli organi di controllo. I documenti digitali sono sufficienti: non servono archivi cartacei.

Per quanto tempo vengono conservati?
10 anni.

Dove vengono archiviati?
Su server in Italia, di proprietà di ZDS.

Posso distruggere i documenti cartacei dopo la scansione?
Sì, se il processo digitale garantisce immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Per scontrini termici deteriorabili o illeggibili digitalmente, è consigliabile conservare l'originale.

Cosa succede se disdico Fluida?
Il servizio di conservazione può continuare con contratto diretto con ZDS, garantendo continuità.

L'addon LUL è disponibile per aziende non italiane?
No, è esclusivo per aziende italiane.