In Fluida esistono diversi modi per richiedere o segnalare assenze, presenze extra e lavoro da remoto sul calendario. La modalità più efficace per registrare queste segnalazioni dipende principalmente dalla frequenza dell'evento e dal numero di persone coinvolte.
Scegliere il percorso ottimale permette di risparmiare tempo, mantenere il calendario aziendale sempre preciso e ordinato, ed evitare di generare troppe notifiche ai propri responsabili. Di seguito sono elencate le casistiche principali per aiutarti a orientarti.
Segnalazioni che riguardano una singola persona
Quando la segnalazione riguarda un solo utente, l'inserimento avviene solitamente tramite il tasto + / Nuovo o cliccando direttamente sulla giornata d'interesse nel Calendario.
Segnalazioni puntuali
Singolo giorno: si utilizza per eventi che iniziano e finiscono nella stessa data (es. un permesso orario). È sufficiente indicare la data, il tipo di giustificativo e l'orario di inizio e fine.
Inserimento di un giustificativo di ROL
dalle 17:00 alle 18:00, per il giorno 08/04.
Più giorni consecutivi o eventi notturni: questa opzione è necessaria per tutte le segnalazioni che superano la mezzanotte del giorno di inizio. Si utilizza per assenze prolungate (es. tre giorni di malattia), o per attività che iniziano la sera e terminano la mattina successiva (es. la reperibilità). In questo caso, occorre specificare sia il giorno e l'ora di inizio, sia il giorno e l'ora di fine.
Inserimento di un giustificativo di malattia
per tre giorni consecutivi, dal 13/04 al 15/04
Segnalazioni ricorrenti
Per evitare di ripetere la stessa operazione per ogni giorno coinvolto, Fluida permette di programmare richieste che si ripetono nel tempo:
Ricorrenza giornaliera: utile se un impegno occupa una fascia oraria fissa ogni giorno per un periodo definito (es. un'uscita anticipata oraria per tutto il mese).
Inserimento di un giustificativo di ROL dalle 15:30 alle 16:40,
che si ripete ogni giorno dall'08/04 al 15/04
Ricorrenza settimanale: ideale per accordi fissi come il lavoro da remoto (es. ogni lunedì e mercoledì per un anno). Selezionando i giorni della settimana interessati, Fluida popolerà le giornate corrispondenti in un'unica operazione.
Inserimento di lavoro da remoto,
ogni lunedi e mercoledì, dall'8/04 fino a fine anno
Segnalazioni che riguardano più persone
Se lo stesso evento coinvolge più colleghi contemporaneamente, lo strumento più indicato è la Pianificazione visuale. Attraverso questa vista, gli utenti autorizzati possono selezionare più persone e più giornate per assegnare un giustificativo comune in modo massivo.
Questa modalità è la più rapida per gestire:
Piano ferie: inserimento centralizzato delle ferie comunicate dai dipendenti.
Chiusure aziendali parziali: utile per gestire chiusure a mezza giornata (tramite l'inserimento di un giustificativo personalizzato di Altra assenza, dedicato alle chiusure a mezza giornata) o che non coinvolgono l'intera popolazione aziendale (situazioni che non possono essere gestite tramite lo strumento Chiusure aziendali).
Eventi di gruppo: come corsi di formazione, trasferte o altre attività collettive su uno o più giorni.
Pianificazione di ferie, per 3 persone
contemporaneamente, per 6 giorni
Tabella riepilogativa
Situazione | Strumento |
Sarò assente un'ora per un impegno personale | > Singolo giorno |
Sarò in ferie per 3 giorni consecutivi | Nuova richiesta o segnalazione |
Per una settimana dovrò uscire tutti i giorni un'ora prima per un impegno personale | > Si ripete ogni giorno |
D'ora in avanti, lavorerò da casa ogni lunedì e mercoledì | > Si ripete ogni settimana |
Il team marketing ha definito il piano ferie, ora devo riportarlo sul calendario presenze | > Filtro per team Marketing |