L'applicazione di un giustificativo è il processo con cui Fluida registra un'assenza (come ferie e permessi) o una presenza specifica (come smart working e straordinari) sul calendario giornaliero di una persona.

Per una corretta applicazione, Fluida confronta la richiesta con il turno pianificato per la persona: se i dati sono coerenti, ad esempio se un'assenza copre correttamente una sessione di lavoro o se il lavoro extra viene registrato durante un periodo di riposo, e le timbrature inserite confermano l'effettiva operatività o assenza della persona, il giustificativo viene applicato e il computo delle ore giornaliere si aggiorna automaticamente, garantendo l'accuratezza dei dati di presenza che verranno poi esportati a fine mese per l'elaborazione dei cedolini.

In caso di incongruenze, il giustificativo potrebbe essere applicato solo parzialmente o non applicarsi proprio, richiedendo dunque un intervento correttivo.

Fluida determina se applicare o meno un giustificativo sul calendario basandosi su regole specifiche che dipendono dalla categoria del giustificativo selezionato:

Assenze e lavoro da remoto: queste categorie (che includono ferie, permessi, malattia, altra assenza e lavoro da remoto) si applicano esclusivamente se richieste durante le ore in cui, secondo il turno previsto, l'utente dovrebbe essere operativo.

Ad esempio, non è possibile applicare un permesso dalle 13:00 alle 14:00, se a quell'ora il turno previsto per la giornata prevede già che ci sia la pausa non retribuita.

Lavoro extra: i giustificativi di questa categoria si applicano solo se l'attività viene svolta al di fuori del normale orario lavorativo.

Non è quindi possibile segnalare lavoro extra durante una fascia oraria in cui è già previsto il lavoro ordinario.

In fase di configurazione dei giustificativi, è possibile attivare l'opzione Si applica sui non lavorativi. Questa impostazione permette di registrare un giustificativo anche in giorni di riposo o festivi.

In questo caso, il giustificativo viene inserito a calendario con una durata di 0 ore nei giorni non lavorativi. Questa impostazione assicura che l'assenza (ad esempio una malattia che copre il weekend) sia correttamente riportata nelle esportazioni dei dati di presenza nei diversi formati (Excel, CSV o per i software paghe), garantendo al consulente del lavoro i dati necessari per l'elaborazione dei cedolini.

Se per l'azienda è attiva la funzionalità Timbratura smart, ed è stata attivata la quadratura tra presenze e timbrature, l'applicazione dei giustificativi dipende anche dalla compatibilità con le timbrature inserite dagli utenti. Il sistema verifica infatti che le registrazioni di ingresso e uscita confermino la richiesta:

Una volta applicato, la durata effettiva di un giustificativo può subire variazioni rispetto a quanto inserito inizialmente dall'utente per due motivi principali. La durata della richiesta potrebbe essere parzialmente o totalmente incongruente con il turno previsto, e la durata della richiesta può essere arrotondata, per eccesso o per difetto, allo scaglione più vicino secondo le regole scelte per la specifica tipologia di giustificativo.

Se una richiesta copre solo in parte il turno previsto, Fluida la applica proporzionalmente.

Ad esempio, se viene richiesto un permesso dalle 10:00 alle 11:00 ma il turno inizia alle 10:30, il giustificativo verrà applicato parzialmente per 30 minuti (dalle 10:30 alle 11:00).

Se Fluida rileva un'incongruenza totale tra la richiesta inserita e l'orario previsto (ad esempio, un lavoro extra inserito interamente durante una sessione di lavoro ordinario) il giustificativo non viene applicato alle ore della giornata.

In questi casi, la richiesta viene spostata automaticamente nella sezione Giustificativi non applicati, in fondo al calendario giornaliero. Questa separazione consente di individuare rapidamente gli errori di inserimento e intervenire con le correzioni necessarie per ripristinare la coerenza dei dati.

La durata registrata può variare in base agli arrotondamenti impostati dall'azienda (ad esempio a intervalli di 5 o 15 minuti) per ogni tipologia di giustificativo. La direzione dell'arrotondamento segue una logica di prudenza:

Esempio: se inserisci 13 minuti di permesso e l'azienda utilizza, per quello specifico giustificativo, un arrotondamento di 5 minuti, Fluida registrerà 15 minuti di assenza.

Nel caso in cui vengano inseriti più giustificativi che insistono sulla stessa fascia oraria, Fluida applica una logica di precedenza per determinare quale richiesta debba prevalere.

Come regola generale, l'ultimo giustificativo inserito o approvato sovrascrive quelli precedentemente applicati per lo stesso intervallo di tempo. Questa logica permette di aggiornare la propria situazione giornaliera semplicemente inserendo la nuova richiesta corretta.

Un giustificativo sostituito da un altro non viene eliminato, ma passa allo stato di non applicato con una durata di 0 ore. Questo evita duplicazioni nel conteggio della giornata, mantenendo comunque visibile la richiesta nella sezione Giustificativi non applicati per permettere di individuare eventuali errori e correggere i dati.

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💡 La categoria Malattia segue una logica diversa: trattandosi di un giustificativo con valore prioritario, una volta applicata, la malattia non viene sovrascritta automaticamente da altri inserimenti successivi (come permessi o lavoro da remoto).