A seconda delle autorizzazioni è possibile esportare le note spese proprie o di altri utenti in diversi formati. Ad esempio, l’esportazione in PDF di una singola nota spese genera un documento completo, ideale per la consultazione e l’archiviazione formale.
Questo formato raccoglie in un unico file il riepilogo della nota spese, il dettaglio delle singole voci e i relativi totali, organizzati in modo chiaro e professionale. A differenza dell'export Excel, il PDF include anche le immagini degli allegati (come scontrini o fatture) associati a ogni spesa. Questa caratteristica permette di verificare velocemente l’accuratezza degli importi e la completezza dei giustificativi, avendo tutta la documentazione necessaria direttamente a portata di mano in un solo documento.
💡 Sempre a seconda delle autorizzazioni, è possibile esportare in PDF più note spese in una volta, dalla sezione Report e dati.
Cosa contiene il file esportato
Il file PDF della nota spese è un documento strutturato per offrire una panoramica chiara e professionale della nota spese e del dettaglio delle spese registrate al suo interno. È progettato specificamente per la consultazione rapida, l'archiviazione a norma e la condivisione formale con l'amministrazione.
Informazioni sulla nota spese
Nella parte iniziale del documento sono riportati i dati identificativi che contestualizzano la richiesta di rimborso:
Dati dell’azienda: ragione sociale e riferimenti fiscali.
Riferimenti della nota spese: nome della nota, numero progressivo e data di invio in approvazione del documento.
Dati dell'utente: informazioni sulla persona che ha sostenuto le spese e il periodo di riferimento (intervallo di date) in cui sono stati effettuati i pagamenti o gli spostamenti.
Dettaglio delle spese
Il cuore del documento è dedicato all'elenco analitico dei costi. Le spese sono organizzate in tabelle dedicate che distinguono tra rimborsi chilometrici e spese vive.
Tabella Spese
In questa sezione sono elencate tutte le spese vive. Per ogni voce sono indicati:
Data in cui è stata sostenuta la spesa.
Categoria di spesa.
Dettagli o descrizione.
Modalità di pagamento.
Numero di allegati presenti.
Importo della spesa.
Importo del rimborso richiesto.
Al termine della tabella sono riportati il totale speso e il totale rimborso richiesto per le spese vive.
Tabella Rimborsi chilometrici
Questa sezione include i dettagli specifici degli spostamenti effettuati con veicolo proprio:
Data dello spostamento.
Motivo dello spostamento.
Indirizzo di partenza e di arrivo.
Numero di chilometri totali percorsi.
Importo del rimborso richiesto, calcolato in base al costo al chilometro del veicolo.
In calce alla tabella sono indicati il totale dei chilometri percorsi e il totale dei rimborsi chilometrici.
Totali e tracciabilità
Nella parte finale del documento è evidenziato il Totale complessivo da rimborsare, che somma i rimborsi chilometrici e le spese vive.
Il file garantisce inoltre la piena tracciabilità del processo di gestione, riportando:
Data di invio in approvazione della nota spese, e informazioni sull'utente che ha effettuato l'operazione e firma digitale.
Data di approvazione effettiva della nota spese, e informazioni sull'utente che ha effettuato l'operazione e firma digitale.
Allegati
Allegati
Infine, se presenti, vengono mostrate tutte le immagini degli allegati inseriti per ciascuna spesa.
Esempio di file esportato
📄 File esportato
Qui sotto è allegato il file in formato PDF di una nota spese: