Le note spese rappresentano il riepilogo delle spese sostenute da una persona durante lo svolgimento delle proprie attività lavorative. Includono le singole spese registrate al loro interno e i relativi giustificativi, come scontrini o fatture.
Questi dati possono essere esportati in forma grezza o elaborata, per l’intera azienda, una persona specifica oppure una sede o un team specifici, nonché per un determinato periodo (mensile, annuale o personalizzato).
Il formato di esportazione dei dati grezzi
I dati grezzi sono dati non elaborati, pensati per l’analisi o per lo scambio di informazioni con altri sistemi. Possono essere esportati in formato CSV, utilizzabile tramite fogli di calcolo o software di analisi, oppure per l’integrazione con altri strumenti gestionali.
Un file dei dati delle note spese grezzi raccoglie le spese registrate in un determinato periodo. Ogni riga del file corrisponde a una singola spesa e riporta i relativi dettagli.
CSV di più spese
L'export CSV (comma-separated values) dei dati delle spese è un file di testo organizzato in righe e colonne, in cui i valori sono separati da una virgola. Consente di esportare le singole spese sostenute in un determinato periodo e contiene:
le informazioni identificative sulla persona che ha registrato la spesa
la data della spesa
la categoria di spesa
informazioni relative all'importo speso, e all'importo per cui è richiesto il rimborso
il nome della nota spese a cui la spesa è associata
eventuali campi aggiuntivi inseriti in fase di registrazione della spesa
Questo formato è particolarmente utile per analizzare i dati tramite fogli di calcolo o software di analisi oppure per scambiare dati tra Fluida e altri software.
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I formati di esportazione dei dati elaborati
I dati elaborati sono dati grezzi che sono stati organizzati in modo strutturato e facilmente comprensibile, fornendo una visione d'insieme dei dati relativi alle note spese.
Sono scaricabili in formato Excel e PDF e presentano i dati organizzati in modo strutturato per facilitarne la consultazione e la verifica. Risultano tuttavia meno adatti a ulteriori analisi tramite formule o calcoli complessi rispetto ai dati grezzi.
I file dei dati elaborati delle note spese includono:
i dati delle note spese esportate
i dettagli delle singole spese contenute in ciascuna nota
eventuali giustificativi di spesa associati (nel caso dell'export PDF)
Excel di più note spese
Il file include informazioni dettagliate sulle note spese esportate e sulle singole spese al loro interno. Esportare le spese in questo formato semplifica la gestione contabile e agevola l'analisi e la verifica delle spese registrate.
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Excel di una nota spese
Il file include informazioni dettagliate sulla nota spese esportata e sulle singole spese al suo interno.
Esportare una singola nota spese in formato Excel è utile per verificare rapidamente i dati e gli allegati, in quanto offre una base flessibile per estrarre informazioni, integrare i contenuti e procedere alla conservazione tradizionale dei documenti.
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PDF di più note spese (e giustificativi di spesa)
In fase di esportazione in formato Excel di più note spese in stato Approvata o Rimborsata, è impossibile scegliere l'opzione Includi archivio allegati PDF, che genera una cartella contenete un file Excel con i dati delle note spese, e un file PDF (con tanto di allegati dei giustificativi di spesa) per ogni nota spese.
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PDF di una nota spese (e giustificativi di spesa)
Accedendo al dettaglio di una nota spese in stato approvato o rimborsato, gli utenti autorizzati possono esportarla in formato PDF, ottenendo informazioni dettagliate sulla nota spese esportata e sulle singole spese al suo interno.
Il formato PDF consente di conservare in digitale un riepilogo delle spese approvate e i relativi giustificativi di spesa (scontrini, fatture, …).
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