I dati delle note spese rappresentano un riepilogo dettagliato dei costi sostenuti dai dipendenti durante l'attività lavorativa, includendo importi, categorie di spesa, modalità di pagamento e giustificativi (come fatture o scontrini). La loro esportazione permette di monitorare in modo chiaro e strutturato le spese aziendali e lo stato di avanzamento delle richieste di rimborso.
In Fluida, le informazioni relative alle note spese e alle spese contenute al loro interno possono essere esportate in diversi formati, permettendo di analizzare i flussi di spesa aziendali, archiviare la documentazione o condividere le informazioni con referenti interni ed esterni all'organizzazione.
In base alle autorizzazioni assegnate, l’esportazione può riguardare l’intera azienda, una singola persona, un team o una sede specifica oppure i propri dati personali, filtrando i risultati anche per specifici periodi di riferimento.
Scopri come esportare una singola nota spese e come esportare più note spese in una volta.
I formati di esportazione disponibili
A seconda delle esigenze, i dati delle spese possono essere esportati in forma grezza oppure già elaborati.
Questo formato restituisce un documento elaborato che riporta le informazioni dettagliate sulla nota spese esportata e sulle singole spese al suo interno. Consente di conservare in digitale un riepilogo delle spese approvate e i relativi giustificativi di spesa (scontrini, fatture, …).
Excel
Questo formato permette di ottenere un file strutturato contenente i dati delle note spese utile per consultare, verificare o rielaborare i dati esternamente a Fluida. Questo formato è particolarmente indicato per attività di archiviazione o analisi amministrativa. In Fluida, l’esportazione in formato Excel può avvenire in due modalità:
Esportazione di una singola nota spese
Disponibile per l'autore della nota, il suo approvatore, gli Amministratori e i Power User direttamente dal dettaglio di una nota in stato approvato o rimborsato.In questa modalità vengono incluse solo le informazioni testuali della nota e delle singole spese. Non sono inclusi gli allegati dei giustificativi (come scontrini e fatture).
Esportazione di più note spese
Dalla sezione Report e dati, Amministratori e Power User (nonché gli approvatori, solo per le persone di cui sono responsabili) possono generare un unico file contenente i dati di più note spese.
In questa modalità, per le note in stato Approvata e Rimborsata, è possibile includere anche l'esportazione in formato PDF (che contiene anche gli allegati dei giustificativi di spesa).
CSV
Il formato CSV restituisce dati grezzi, pensati per elaborazioni o integrazioni con altri sistemi. In questo caso vengono esportate tutte le singole spese registrate nel periodo di esportazione, indipendentemente dalla nota spese a cui appartengono.
Questo formato, pensato principalmente per integrazioni con altri sistemi o elaborazioni tecniche, fornisce dati grezzi relativi a tutte le singole spese registrate nel periodo selezionato, indipendentemente dalla nota spese a cui appartengono.
Leggi qui per saperne di più sui formati di esportazione disponibili.
Chi può esportare le note spese
Ogni utente può esportare in formato Excel e PDF i dati delle proprie note spese approvate o rimborsate.
L’esportazione dei dati di altre persone dipende invece dal ruolo e dalle autorizzazioni dell’utente che effettua l’esportazione, oltre che dallo stato delle note spese. In base a questi fattori, possono essere disponibili diversi formati di esportazione.
Leggi qui per saperne di più sulle autorizzazioni per l’esportazione dei dati delle note spese.