Fluida consente di registrare assenze, presenze extra e lavoro da remoto (per sé, o per un'altra persona) non solo per singole giornate (intere o parziali), ma anche in modalità ricorrente - sia per intere giornate che per fasce orarie parziali. Questa funzionalità riflette le reali abitudini lavorative, dove determinati impegni o modalità di lavoro si ripetono regolarmente nel tempo.
L'utilizzo delle ricorrenze risponde a due esigenze principali:
Ricorrenza giornaliera: consente di inserire un giustificativo per ogni giorno compreso tra una data di inizio e una di fine. È l'opzione ideale per permessi parziali ripetuti quotidianamente (ad esempio, un permesso per allattamento dalle 08:00 alle 10:00 per diversi mesi).
Ricorrenza settimanale: permette di selezionare giorni specifici della settimana (ad esempio ogni lunedì, mercoledì e venerdì) in cui applicare il giustificativo, definendo una data di termine. È lo strumento perfetto per programmare lo smart working fisso o permessi ricorrenti come i permessi studio.
Programmare queste attività in un'unica soluzione aumenta l'efficienza: i dipendenti completano la pianificazione in pochi clic, riducendo drasticamente il numero di notifiche inviate ai responsabili e rendendo l'approvazione più rapida.
Segnala un'assenza, presenza extra o lavoro da remoto in maniera ricorrente
Prima di cominciare:
Per l'azienda è attiva la funzionalità Gestione presenze.
Hai l'autorizzazione a modificare il tuo calendario.
Per inserire sul calendario un giustificativo ricorrente:
Nella Home, fai clic sul tasto + (se stai usando lo smartphone) o Nuovo (se stai usando il PC).
Seleziona la categoria di giustificativo.
Se sono presenti più tipologie di giustificativo all'interno della categoria scelta, seleziona la tipologia.
Compila la Data di inizio indicando il primo giorno interessato.
💡 Non selezionare l'opzione Più giorni: la frequenza verrà definita tramite la funzione di ripetizione.
Imposta la durata: inserisci l'orario di inizio e fine se hai turni fissi, oppure la durata in ore e minuti se hai turni flessibili.
Alla voce Ripetizione, scegli tra:
Ogni giorno: per applicare il giustificativo quotidianamente (per la durata impostata nello step precedente) fino alla data di fine.
Ogni settimana: per selezionare i giorni della settimana specifici (es. ogni lunedì e mercoledì) in cui applicare il giustificativo (per la durata impostata nello step precedente) fino alla data di fine.
Seleziona la data di fine della ricorrenza.
💡 Se scegli una ricorrenza settimanale (es. lunedì-mercoledì) e imposti come fine un sabato, la ricorrenza si interromperà comunque l'ultimo mercoledì precedente.Aggiungi eventuali note.
Verifica o modifica le persone che verranno notificate.
A seconda della categoria di giustificativo scelto, potrebbero esserci altri campi aggiuntivi da compilare.
Clicca su Invia.
Esempio di inserimento di un giustificativo di lavoro extra
ogni lunedì, mercoledì e venerdì per diversi mesi.
La segnalazione o richiesta è stata inserita. Se si è applicata correttamente, e viene approvata o autoapprovata, modifica il calendario presenze in base alle caratteristiche del giustificativo scelto, con la ricorrenza scelta.
💡 Se stai visualizzando il tuo calendario giornaliero, puoi anche cliccare sui tre puntini accanto al turno previsto e selezionare Nuova richiesta o segnalazione 👇🏻
Cosa potrebbe andare storto durante l'inserimento di giustificativi ricorrenti
Ricevo l'errore "Non puoi inserire un giustificativo ricorrente nel passato"
Questo errore si verifica quando la data di inizio della segnalazione coincide con un giorno già trascorso o con il giorno corrente, se quest'ultimo è incluso tra i giorni della ricorrenza. Per risolvere, assicurati che la data di inizio della ricorrenza sia successiva al giorno in cui stai effettuando l'operazione.
Se ad esempio oggi è martedì 17 e hai selezionato la ricorrenza ogni settimana per i giorni martedì, mercoledì e giovedì, imposta come data di inizio mercoledì 18. Per coprire la giornata di oggi, se necessario, inserisci una segnalazione singola separata.
Ricevo l'errore "Per inserire un giustificativo devi prima completare il tuo profilo"
Questo errore compare quando provi a inserire una richiesta ricorrente (o comunque su più giorni) che coinvolge giornate con tipologie di turno diverse, ovvero con un mix di turni fissi (es: 09:00 > 14:00) e turni flessibili (es: 8h).
Se richiedi un permesso di 2h, perché il primo giorno della segnalazione prevede un turno flessibile, il sistema riesce ad applicarle correttamente sui turni flessibili, ma non sa in quale fascia oraria inserirle nei giorni con turno fisso (es. dalle 09:00 alle 11:00 o dalle 12:00 alle 14:00?), e quindi l'inserimento fallisce.
Per risolvere, non inserire un'unica richiesta, ma crea due ricorrenze separate:
Una per i giorni con turno flessibile, indicando solo la durata in ore del permesso.
Una per i giorni con turno fisso, specificando con precisione l'orario di inizio e di fine dell'assenza.
Non riesco a inserire un giustificativo ricorrente per conto di un'altra persona
Solo gli utenti autorizzati, e in specifici periodi, possono inserire giustificativi (ricorrenti o puntuali) per conto di altre persone. Leggi qui per saperne di più sulle autorizzazioni per la modifica del calendario.