Il Riconoscimento automatico del turno è una sottofunzionalità di Pianificazione turni che consente a Fluida di assegnare automaticamente il turno effettivamente svolto da una persona sulla base delle timbrature che ha registrato.
A fine giornata, Fluida confronta gli orari delle timbrature di entrata e uscita con un insieme di turni predefiniti, e assegna il turno che meglio si sovrappone alle timbrature.
Il riconoscimento automatico del turno segue regole precise e funziona solo in determinate condizioni. Conoscerne prerequisiti, limiti ed eccezioni è fondamentale per utilizzarlo correttamente.
Al momento, Fluida non assegna automaticamente turni flessibili, ma solo fissi. Inoltre, non assegna automaticamente turni di riposo.
Prerequisiti necessari
Affinché il riconoscimento automatico del turno funzioni correttamente, devono essere soddisfatte tutte le seguenti condizioni:
La funzionalità Riconoscimento automatico del turno deve essere attiva.
Deve essere stato creato almeno un gruppo di turni.
A ogni utente per cui si vuole attivare il riconoscimento automatico deve essere assegnato un gruppo di turni.
Ognuno di questi utenti deve avere un orario di lavoro settimanale “da contratto”, composto solo da turni fissi.
Nelle giornate in cui si vuole usare il riconoscimento automatico del turno, il calendario dell’utente non deve avere turni assegnati tramite cambi turno o pianificazione turni.
l’utente deve avere come obbligo di timbratura:
inizio / fine turno
oppure ogni entrata / uscita (compresa la pausa)
Se anche solo uno di questi requisiti manca, il riconoscimento automatico del turno non viene applicato.
Quando avviene l’assegnazione automatica?
L’assegnazione automatica del turno avviene di norma a fine giornata oppure nel momento in cui viene registrata l’ultima timbratura prevista, in base alle regole di timbratura configurate per l’utente:
Con obbligo di timbratura “inizio / fine turno” l’assegnazione avviene dopo la seconda timbratura della giornata.
Con obbligo di timbratura “ogni entrata / uscita” (pausa compresa) l’assegnazione avviene dopo la quarta timbratura della giornata.
Per determinare il turno corretto, Fluida confronta le timbrature effettuate con i turni presenti nel gruppo di turni assegnato all’utente e seleziona quello con la maggiore sovrapposizione oraria.
💡La quadratura (ovvero la generazione delle anomalie di presenza non prevista o assenza da giustificare) avviene sempre a giornata conclusa, dopo le 24:00, anche se l’assegnazione automatica del turno è già avvenuta.
Come riconoscere un turno assegnato automaticamente
Un turno assegnato tramite riconoscimento automatico è visibile nel calendario con l’indicazione "Turno riconosciuto in automatico da Divinator".
Questa dicitura permette di distinguere facilmente i turni assegnati automaticamente da quelli inseriti tramite pianificazione turni, assegnati tramite cambio turno, oppure già previsti dall’orario settimanale “da contratto”.
Cosa fare se il turno assegnato non è corretto
Il turno assegnato automaticamente non è definitivo. Se non è corretto, puoi modificarlo manualmente in due modi:
applicando un cambio turno, assegnando il turno desiderato;
intervenendo dalla pianificazione visuale, ad esempio quando è necessario assegnare lo stesso turno a più persone contemporaneamente o per più giorni.
Dopo una modifica manuale, il turno non viene più sovrascritto dal riconoscimento automatico.
💡Se vuoi che per quella giornata il turno venga nuovamente assegnato in automatico, è necessario eliminare il cambio turno appena inserito e ricaricare la giornata.
Forzare una nuova assegnazione automatica
È possibile forzare una nuova assegnazione automatica (ad esempio per delle giornate passate, per cui non era ancora attiva la funzionalità di riconoscimento automatico del turno) ricaricando la giornata: per farlo è sufficiente modificare una timbratura della giornata, anche in modo puramente fittizio (ad esempio salvando una timbratura senza cambiarne l’orario).
💡 La riassegnazione funziona solo se la giornata si basa su un turno fisso previsto dall'orario di contratto, e dunque "sotto" non sono presenti cambi turno o pianificazioni.
Quando il riconoscimento automatico non funziona
L’assegnazione automatica del turno non viene eseguita nei seguenti casi:
giornate con turni flessibili;
giornate in cui è stato applicato un cambio turno o una pianificazione turni;
giornate in cui l’orario settimanale prevede riposo;
giornate con timbrature assenti o incomplete.
In presenza di timbrature non coerenti con l’obbligo previsto (ad esempio una sola timbratura o un numero diverso da quello atteso), il sistema non dispone di informazioni sufficienti per determinare correttamente il turno.
In questi casi è quindi necessario intervenire manualmente, inserendo un cambio turno.
👆🏻 Es. di una giornata in cui era previsto un turno da orario "da contratto", ma non sono state inserite timbrature. Non viene assegnato in automatico un riposo, perciò bisogna inserire manualmente un cambio turno.
Esempio di gestione per utenti senza un orario giornaliero definito
Se un dipendente non ha un orario giornaliero preciso, ma solo un monte ore mensile (o settimanale), è comunque necessario assegnargli un orario di lavoro da contratto plausibile, esteso anche ai weekend se potenzialmente lavorativi (es: 6 ore dal lunedì alla domenica). Il riconoscimento automatico utilizzerà poi le timbrature per assegnare di volta in volta il turno corretto, indipendentemente dall’orario teorico impostato.
💡Al momento, Fluida non assegna automaticamente turni di riposo: quelli andranno pianificati in anticipo se si conoscono già le giornate di riposo, inseriti all'interno dell'orario "da contratto" se il giorno di riposo avviene sempre lo stesso giorno della settimana, oppure pianificati in un secondo momento, gestendo le anomalie.
Gestione delle ore dopo l’assegnazione automatica
Dopo l’assegnazione automatica dei turni, può capitare che il totale delle ore ordinarie mensili non coincida con quanto previsto dal contratto. Per gestire correttamente la situazione:
Guarda il calendario settimanale per verificare lo scostamento tra ore previste e ore assegnate.
Se le ore sono in eccesso, applica un cambio turno in una giornata a scelta con un numero di ore inferiore rispetto a quelle timbrate, così da far emergere le ore eccedenti come lavoro extra/banca ore.
Se le ore sono inferiori al previsto, applica un cambio turno con più ore rispetto a quelle timbrate e segnala la differenza come assenza da giustificare/banca ore.