Per le aziende che utilizzano la funzionalità Gestione presenze, il calendario è il punto di raccolta di tutte le informazioni che descrivono se, quando, come e dove una persona ha lavorato in un determinato giorno.
I dati relativi agli eventi inseriti sul calendario sono fondamentali per l’elaborazione delle buste paga. Eventuali modifiche effettuate dopo la condivisione di queste informazioni con chi si occupa dell’elaborazione, se non gestite correttamente, possono generare errori nel calcolo delle ore lavorate, incongruenze nei giustificativi e cedolini non corretti.
Per questo motivo, molte aziende preferiscono limitare la possibilità di effettuare inserimenti, modifiche o eliminazioni sul calendario a partire da un determinato momento: lo stato degli inserimenti serve proprio a regolare se sia possibile o meno intervenire sul calendario in un periodo specifico, aggiungendo nuovi eventi oppure modificando o eliminando quelli già presenti.
Le regole di sistema sugli inserimenti
Per evitare situazioni critiche legate a modifiche retroattive dei dati, Fluida applica di default alcune regole di sistema che limitano la possibilità di inserire, modificare o eliminare eventi nel Calendario presenze. In particolare, queste modifiche sul calendario sono consentite:
per i periodi futuri,
per il mese in corso,
per il mese precedente.
Non è invece possibile intervenire sui mesi antecedenti a quello precedente.
Questa configurazione predefinita contribuisce a tutelare l’integrità dei dati già consolidati, garantendo che solo gli utenti con profilo Amministratore o Power User (e responsabili di sede, solo per le persone che hanno come sede principale una delle sedi di cui sono responsabili) possano intervenire su periodi più datati, riducendo il rischio di modifiche non controllate.
Esempio:
Se oggi è il 29 febbraio, gli inserimenti sono consentiti su:
il mese di gennaio;
tutto il mese di febbraio e i mesi successivi.
Non sono invece consentiti su dicembre e sui mesi precedenti.
Il giorno successivo, il 1° marzo, gli inserimenti rimangono consentiti per:
il mese di febbraio;
tutto il mese di marzo e i mesi successivi.
Non saranno invece più consentiti su gennaio e sui mesi precedenti.
Personalizzare le regole sugli inserimenti
Per adattarsi meglio alle esigenze organizzative, Fluida consente di disabilitare o riabilitare gli inserimenti sul calendario. Nello specifico è possibile:
Disabilitare automaticamente gli inserimenti per il mese precedente, definendo una data del mese a partire dalla quale gli inserimenti relativi al mese precedente vengono automaticamente disabilitati;
Disabilitare e abilitare manualmente gli inserimenti per i mesi passati per poter gestire al meglio situazioni occasionali.
Disabilitare automaticamente tutti gli inserimenti nel passato, consentendo l’inserimento di timbrature e giustificativi esclusivamente nel corso della giornata corrente e, nel caso dei soli giustificativi, anche per periodi futuri.
💡 La disabilitazione degli inserimenti si applica sempre a livello aziendale: non è attualmente possibile limitarla a un singolo team o a una persona specifica.
Le autorizzazioni alla modifica del calendario presenze
La possibilità di intervenire sul calendario non dipende solo dallo stato degli inserimenti, ma anche da chi sta eseguendo l’azione e dal rapporto lavorativo con la persona coinvolta. Leggi qui per saperne di più.
Di seguito trovi una breve tabella riepilogativa:
💡 Se è attiva l'opzione per impedire gli inserimenti nel passato, consulta questa sezione.