La funzionalità Timbratura smart di Fluida consente di registrare in tempo reale l’inizio, la fine e le pause della giornata lavorativa dei dipendenti attraverso l’inserimento di timbrature, sia in sede che da remoto. Per poter utilizzare correttamente la funzionalità, è necessario che un utente Amministratore o Power User la configuri. Qui di seguito troverai un resoconto di tutti i passaggi da seguire.
Attiva la funzionalità Timbratura smart
Per prima cosa, attiva la funzionalità Timbratura smart. Per farlo, vai in Azienda > Impostazioni > Timbratura smart > Attiva l’interruttore di fianco a Abilita funzionalità > Salva.
Imposta le regole di timbratura a livello aziendale
Le regole di timbratura definiscono le modalità di timbratura di una persona quando lavora in sede e quando lavora da remoto, da dove gli è permesso timbrare e quante timbrature è previsto che effettui ogni giorno.
Prima di tutto, imposta le regole di timbratura predefinite aziendali, ovvero le regole di timbratura preselezionate per tutti gli utenti che, da quel momento in poi, verranno aggiunti in azienda. Per farlo, vai in Azienda > Impostazioni > Timbratura smart > scegliere le regole di timbratura > e infine fare clic su Salva per confermare.
📖 Qui troverai un approfondimento su cosa sono le regole di timbratura, per aiutarti a sceglierle.
Crea le sedi di timbratura
Crea e configura tutte le sedi aziendali. È molto importante che l'indirizzo di ogni sede sia corretto e completo di numero civico, soprattutto se farai timbrare le persone con il GPS del loro smartphone.
Per creare una sede, vai in Azienda > Sedi > Aggiungi > compila tutti i campi come il nome della sede, l'indirizzo e le chiusure settimanali > Salva.
Ottieni e configura i dispositivi di timbratura (opzionale)
Per la timbratura in sede, se vuoi che i dipendenti timbrino in modo certificato tramite il GPS del loro smartphone, è sufficiente configurare la timbratura GPS per la sede e abilitare gli utenti a timbrare in quella sede: in questo caso non è necessario installare dispositivi fisici.
I dispositivi di timbratura sono invece necessari se vuoi vincolare la timbratura alla presenza fisica in un punto preciso all’interno della sede. Puoi scegliere tra:
Fluida Spot, che consente la timbratura certificata tramite smartphone entro 10 metri dal dispositivo
Fluida Station, che richiede l’uso di Badge NFC e permette la timbratura solo avvicinando il badge al dispositivo
I dispositivi sono disponibili tramite il servizio di noleggio di Fluida. Per attivare il noleggio, vai in Azienda > Impostazioni > Abbonamento > Servizi aggiuntivi > Dispositivi di timbratura, seleziona Fluida Spot o Fluida Station e completa la procedura. Il dispositivo viene consegnato in 3–5 giorni lavorativi.
Una volta ricevuto il dispositivo, è necessario associarlo alla sede in cui verrà utilizzato: per Fluida Station segui questa procedura (ricordati di associare anche i Badge), per Fluida Spot segui questa.
In caso di difficoltà, consulta gli articoli su cosa fare in caso di problemi di associazione della Fluida Station e del Fluida Spot.
Aggiungi tutti gli utenti e personalizza le loro regole di timbratura
Per permettergli di timbrare e usare le altre funzionalità di Fluida che hai scelto, invita tutti gli utenti in azienda. Per farlo, vai in Azienda > Impostazioni > Utenti > Aggiungi utente.
In fase di creazione dell'invito, o anche in un secondo momento, Fluida consente di personalizzare le regole di timbratura di ognuno. Questa operazione è fondamentale in alcune situazioni specifiche:
alcuni utenti (come il tuo account di Amministratore o Power User, se hai attivato tu l'abbonamento!) erano già attivi o invitati prima della configurazione delle regole aziendali, che non si applicano automaticamente agli utenti già presenti;
persone o team hanno modalità di timbratura diverse rispetto al resto dell’azienda;
per la timbratura da remoto hai scelto l’opzione Solo aree abilitate (GPS), che richiede la creazione delle aree personali per ogni utente;
l’azienda ha più sedi e gli utenti sono autorizzati a timbrare anche in altre sedi diverse da quella principale, da abilitare singolarmente.
per la timbratura in sede hai scelto l'opzione Badge NFC, per cui è necessario assegnare un codice badge a ogni utente.
Per personalizzare le regole di timbratura di un utente, basta andare in Azienda > Impostazioni > Utenti > clic sull'utente > espandere la sezione Timbratura smart > aggiornare le regole > Salva.
Fatto!
La funzionalità è stata correttamente configurata: ora potete cominciare a registrare le timbrature con lo smartphone o con il Badge NFC, a seconda delle regole di timbratura scelte.