In Fluida, un giustificativo è un evento che descrive e qualifica una parte o l’intera giornata lavorativa di una persona. Viene utilizzato per rappresentare situazioni come assenze, presenze straordinarie o attività svolte al di fuori della sede aziendale.

Ogni giustificativo contribuisce alla costruzione del cartellino o calendario presenze dell’utente, ovvero il riepilogo dei dati che, a fine mese, vengono utilizzati per l’elaborazione delle paghe. Per questo motivo, e in particolare per le aziende che utilizzano un’estensione Paghe, è fondamentale che i giustificativi siano definiti e configurati in modo coerente con le regole aziendali.

I giustificativi sono organizzati in categorie di presenza e di assenza predefinite. All’interno di ogni categoria possono esistere una o più tipologie di giustificativo, che rappresentano casi specifici. Al momento dell’attivazione della funzionalità Gestione presenze, ogni azienda ha a disposizione una tipologia di giustificativo per ciascuna categoria.

In Fluida, i giustificativi sono organizzati in categorie di presenza e di assenza predefinite e fisse, stabilite dalla piattaforma e non modificabili dall’azienda. Le categorie disponibili sono: ferie, permessi, malattie, altra assenza, lavoro extra e lavoro da remoto. Al momento dell’attivazione della funzionalità Gestione presenze, ogni azienda dispone di una tipologia di giustificativo per ciascuna categoria.

Se queste tipologie non sono sufficienti, Amministratori e Power User possono abilitarne di ulteriori tra quelle predefinite da Fluida oppure creare tipologie di giustificativi personalizzate. Le tipologie consentono di distinguere situazioni simili all’interno della stessa categoria ma soggette a regole diverse, ad esempio per quanto riguarda l’approvazione delle richieste o l’arrotondamento delle durate. In altri casi, una tipologia aggiuntiva può essere utile per adottare una terminologia più coerente con il linguaggio interno dell’azienda, come distinguere tra permesso retribuito e permesso non retribuito all’interno della categoria Permessi.

Amministratori e Power User possono inoltre disabilitare i giustificativi creati automaticamente da Fluida o eliminare quelli personalizzati non più necessari.

Ogni tipologia di giustificativo in Fluida è definita da una serie di attributi, che ne determinano il funzionamento, le modalità di utilizzo e l’impatto sui calcoli di presenze e ore lavorate. Ad esempio, un giustificativo può essere configurato in modo da non richiedere mai l’approvazione: in questo caso, quando viene utilizzato, la richiesta viene confermata automaticamente, senza coinvolgere l’approvatore, indipendentemente dalle regole di approvazione dell’utente che l’ha inserita.

Per rispondere alle diverse esigenze organizzative, Fluida consente di configurare gli attributi in modo specifico per ciascuna tipologia di giustificativo, in fase di modifica o di creazione dello stesso.

Il campo Nome giustificativo identifica in modo univoco la tipologia di giustificativo all’interno di Fluida ed è visibile ovunque venga utilizzato: nei calendari, nelle richieste e nei report.

💡 Nel caso dei giustificativi predefiniti, il nome è l’unico attributo non modificabile.

Questo attributo stabilisce se le richieste associate a una specifica tipologia di giustificativo devono essere approvate dalle persone indicate nelle regole di approvazione di chi inserisce la richiesta.

💡 La categoria dei giustificativi per il lavoro da remoto non segue questa logica predefinita. La configurazione avviene a livello di singolo utente tramite le sue impostazioni aziendali, selezionando una delle tre opzioni disponibili: Consentito  (inserimento libero senza approvazione), Non consentito (l’utente non può inserire il giustificativo), Consentito su approvazione (l’inserimento richiede la validazione del responsabile).

L’unità della richiesta definisce come il giustificativo può essere utilizzato nel calendario:

La scelta dipende dal regolamento aziendale. Ad esempio, in alcune aziende le ferie possono essere richieste solo a giornata intera, mentre i permessi possono essere utilizzati anche per coprire assenze di durata inferiore.

Per i giustificativi con unità di richiesta ore/minuti, è possibile definire anche l’arrotondamento. Questo attributo stabilisce la durata minima utilizzabile e i multipli di durata consentiti per richieste e segnalazioni.

Se, ad esempio, l’arrotondamento di una tipologia di giustificativo è impostato a 15 minuti, questo potrà essere richiesto o utilizzato solo per multipli di 15 (15, 30, 45, 60 minuti ecc.).

💡 Scegliere un arrotondamento diverso da 1 minuto aiuta a ottenere dati di presenza più ordinati e coerenti con le regole aziendali.

Abilitando l’opzione Si applica ai non lavorativi, il giustificativo viene considerato anche nei giorni non lavorativi, come i giorni di riposo, le festività e le chiusure aziendali. Questa opzione è utile per i giustificativi che, a livello paghe, vengono retribuiti anche in assenza di un turno di lavoro, come la malattia o i congedi (maternità, paternità, parentali e altri congedi continuativi).

💡L’impostazione ha effetto solo sui report e sugli export: nel calendario il giustificativo potrebbe non essere visualizzato nella vista mensile, anche se viene correttamente applicato.

L’ID esterno del giustificativo è un codice utilizzato dall’azienda per identificare una specifica tipologia di giustificativo all’interno di altri sistemi o software. Serve a facilitare l’integrazione con strumenti esterni, ad esempio per l’esportazione dei dati in CSV, le integrazioni personalizzate tramite API, e l’esportazione dei dati di presenza per l’elaborazione delle buste paga.

L’arrotondamento del giustificativo di lavoro extra avviene per difetto, sullo scaglione più vicino. Di conseguenza, 1h29 diventa 1h.

Se è necessario riconoscere 1h30 di straordinario, è possibile forzare manualmente la durata: inserisci il giustificativo di lavoro extra manualmente, impostando esplicitamente la durata a 1h30.

In questo modo il valore inserito manualmente prevale sulla regola di arrotondamento.