Un utente Amministratore o Power User può decidere gli obblighi di timbratura, ovvero quante timbrature giornaliere devono inserire i dipendenti per segnalare la loro operatività. Questi obblighi possono essere impostati a livello aziendale o per singolo utente, in base alle mansioni o alle esigenze di ognuno.
In generale, è consigliabile mantenere gli obblighi di timbratura previsti dal contratto di lavoro. Tuttavia, anche a seconda delle combinazioni di funzionalità attivate, esistono alcune situazioni in cui può essere meglio scegliere un obbligo diverso. Di seguito sono riportate le casistiche più comuni, con i relativi suggerimenti.
La persona deve timbrare inizio e fine turno, e anche la pausa non retribuita
Se vuoi monitorare la durata della pausa non retribuita, come la pausa pranzo, scegli l’obbligo di timbratura Ogni entrata e uscita, compreso pausa.
Le persone con quest’obbligo dovranno timbrare:
agli orari di inizio e fine del turno assegnato;
Agli orari inizio e fine della pausa non retribuita (es. pausa pranzo) prevista dal turno assegnato.
💡Se serve timbrare anche pause retribuite (come spostamenti o brevi interruzioni), consulta la sezione Casistiche particolari.
La persona deve timbrare solo inizio e fine turno, mentre la pausa non retribuita deve essere scalata automaticamente
Se non ti interessa monitorare la durata della pausa non retribuita, scegli l’obbligo di timbratura Inizio / Fine turno se i turni assegnati prevedono sempre orari definiti e possono prevedere una pausa. Le persone con quest’obbligo dovranno timbrare solo agli orari di inizio e fine del turno assegnato e Fluida sottrae automaticamente l’eventuale pausa prevista dal conteggio delle ore lavorate.
Se per la persona in Fluida non utilizzi turni fissi, perché hai preferito assegnare turni flessibili (es. Durata di 8 ore senza orari precisi) oppure perché hai attivato solo la Timbratura smart, il sistema non conosce la durata della pausa e non può quindi sottrarla in automatico: se la persona timbrerà solo a inizio e fine turno, dovrai integrare i dati esportati da Fluida con le informazioni sulla pausa da sottrarre dal conteggio delle ore lavorate. Per gestire automaticamente il conteggio tramite Fluida anche in questi casi, considera invece l’obbligo di timbrare Ogni entrata e uscita compreso pausa.
La persona deve solo segnalare la presenza con una timbratura al giorno
Se non è necessario rilevare tramite timbratura le ore effettivamente lavorate ma è sufficiente che una persona dimostri la sua presenza in azienda, scegli l’obbligo di timbratura Presenza 1 volta al giorno. Le persone con quest’obbligo dovranno inserire una sola timbratura, a qualsiasi orario: se in Fluida hanno assegnato un turno di lavoro fisso o flessibile, il sistema considererà automaticamente tutte le ore previste dal turno come effettivamente lavorate, al netto di eventuali giustificativi di assenza o lavoro extra inseriti.
💡 Se la persona non ha un turno assegnato in Fluida (ad esempio perché non hai attivato la funzionalità Gestione presenze), il sistema non può conoscere e mostrare il totale delle ore lavorate. In queste condizioni, per ottenere automaticamente questo dato da Fluida, considera l’obbligo Ogni entrata e uscita compreso pausa.
La persona non deve timbrare, ma deve comunque tracciare le presenze e assenze
Se generalmente non è necessario rilevare le ore lavorate tramite timbratura, scegli l’obbligo di timbratura Nessuno. Le persone con quest’obbligo non dovranno inserire timbrature: se in Fluida hanno assegnato un turno di lavoro fisso o flessibile, il sistema considererà automaticamente tutte le ore previste dal turno come effettivamente lavorate, al netto di eventuali giustificativi di assenza o lavoro extra inseriti.
💡 Se la persona non ha un turno assegnato in Fluida (ad esempio perché non hai attivato la funzionalità Gestione presenze), il sistema non può conoscere e mostrare il totale delle ore lavorate. In queste condizioni, per ottenere automaticamente questo dato da Fluida, considera l’obbligo Ogni entrata e uscita compreso pausa. Se invece ti interessa rilevare la presenza solo in determinate situazioni, puoi mantenere Nessuno come obbligo e chiedere alle persone di timbrare solo quando necessario.
Casistiche particolari
La persona deve far timbrare anche gli spostamenti o le pause retribuite (es. pause sigaretta)
Fluida prevede l'inserimento di timbratura per indicare:
la presenza;
l’inizio e la fine della giornata lavorativa;
l’inizio e la fine di eventuali pause non retribuite (come la pausa pranzo).
La timbratura delle pause retribuite non è prevista, in quanto queste non influiscono sul calcolo delle ore lavorate né sull’elaborazione del cedolino. Tuttavia, per esigenze di sicurezza o monitoraggio interno, possono dover essere comunque tracciate.
Se in azienda sono attive Timbratura smart e Gestione presenze, puoi gestire la timbratura delle pause retribuite in diversi modi:
Ignorare eventuali anomalie generate da queste timbrature, così da conteggiarle comunque all’interno delle ore lavorative.
Giustificare le anomalie con giustificativi personalizzati (es. di tipo Altra assenza), per specificare le pause retribuite nell’export presenze.
Creare un secondo abbonamento Fluida, con la sola Timbratura smart, da utilizzare esclusivamente per tracciare le pause retribuite.
🧞♂️ Lascia qui il tuo voto se vorresti che le pause retribuite non venissero sottratte alle ore di lavoro ordinario (a differenza delle pause non retribuite, come la pausa pranzo).