Un utente Amministratore o Power User può definire come i dipendenti possono segnalare la propria operatività quando lavorano presso una delle sedi aziendali abilitate alla timbratura, ovvero la loro modalità di timbratura in sede. Queste modalità possono essere impostate a livello aziendale o per singolo utente in base alle mansioni e alle policy aziendali.

È possibile stabilire se l’ora e il luogo della timbratura in sede debbano essere certificati tramite una validazione tecnologica (NFC, Bluetooth o GPS) oppure se consentire una timbratura senza validazione, in cui è l’utente a specificare manualmente l’orario e la sede.

Di seguito sono riportate le situazioni più comuni, con i relativi suggerimenti. Per approfondimenti, consulta le sezioni dedicate ad ogni modalità.

Quando è necessario garantire che la timbratura avvenga all’interno della sede autorizzata e nel momento esatto di ingresso o di uscita, è opportuno scegliere una modalità con validazione tecnologica. Fluida consente tre possibilità: timbratura con smartphone tramite GPS, con smartphone e dispositivo Bluetooth o tramite badge NFC e Station.

La scelta della tecnologia dipende principalmente dal livello di controllo richiesto sulla posizione della persona che sta timbrando, cioè da quanto grande deve essere il raggio di timbratura consentito. Incide anche la possibilità o meno di utilizzare il proprio smartphone per certificare la presenza: in alcuni contesti è sufficiente la timbratura da app, mentre in altri è necessario un supporto aziendale come un badge NFC.

Se è sufficiente una certificazione precisa entro alcune centinaia di metri dall’indirizzo della sede aziendale, scegli la modalità di timbratura in sede Smartphone. Ricordati di abilitare la timbratura GPS per la sede aziendale e scegli un raggio di timbratura tra i 200 metri e i 2 km.

La persona timbra direttamente dall’app Fluida installata sul suo smartphone: al momento dell’azione, lo smartphone rileva la posizione esatta tramite GPS e verifica che la persona si trovi all’interno dell’area autorizzata.

Questa soluzione evita l’uso di badge e non richiede installazioni di dispositivi di timbratura in sede, poiché può essere attivata da remoto. Inoltre, ogni dispositivo deve essere autorizzato, aumentando la sicurezza delle timbrature. La precisione, però, è inferiore rispetto al Bluetooth, che arriva a circa 10 metri, e può risentire delle condizioni del segnale GPS.

💡 Se la persona non riesce a timbrare in modo certificato perché al di fuori del raggio consentito o dimentica di farlo, può comunque inserire una timbratura non certificata specificando orario e sede. In base alle regole di approvazione, questa timbratura può richiedere la conferma di un approvatore.

Se vuoi garantire una certificazione più precisa della presenza, scegli la modalità di timbratura in sede Smartphone e associa alla sede un dispositivo Bluetooth.

La persona timbra direttamente dall’app Fluida installata sul suo smartphone: al momento dell’azione, l’app verifica tramite Bluetooth che la persona si trovi nel raggio di circa 10 metri dal dispositivo di timbratura installato.

Questa modalità permette di mantenere la praticità dello smartphone, con la sicurezza aggiuntiva di una precisione elevata. L’installazione dei dispositivi è semplice e non richiede connessione Internet o alimentazione continua. Tuttavia, è necessario installare fisicamente almeno un dispositivo in sede, elemento da considerare soprattutto negli ambienti con più ingressi o piani.

💡 Se la persona non riesce a timbrare in modo certificato perché il dispositivo (Beacon/Spot) non è attivo, perché si trova al di fuori del raggio consentito o perché se ne dimentica, può comunque inserire una timbratura non certificata indicando orario e sede. In base alle regole di approvazione, questa timbratura può richiedere la conferma di un approvatore.

Se i dipendenti non hanno uno smartphone aziendale o non possono installare l’app Fluida sul proprio dispositivo personale, scegli la modalità di timbratura in sede Badge NFC, associa una Station alla sede e assegna un badge al dipendente.

Si tratta di una modalità tradizionale, che garantisce una localizzazione puntuale grazie alla necessità di avvicinare fisicamente il badge al lettore. Richiede però l’installazione della Station, che deve rimanere alimentata e connessa a Internet, e presenta i limiti tipici dei badge fisici, come la possibilità di smarrimento o scambio.

💡Se la persona non riesce a timbrare in modo certificato, perde il badge o dimentica di timbrare, può comunque inserire una timbratura non certificata indicando orario e sede. In base alle regole di approvazione, questa timbratura può richiedere la conferma di un approvatore.

Se alla persona è consentito timbrare senza dover certificare la propria presenza in una sede aziendale, scegli come modalità di timbratura Senza validazione.

Con questa modalità, la persona può indicare manualmente l’orario e la sede della timbratura per segnare l’inizio e la fine della propria attività lavorativa. Non viene generata alcuna richiesta di approvazione: la timbratura può infatti essere effettuata in qualunque momento, sia da app che da browser. Questo garantisce la massima flessibilità e consente di registrare la presenza anche senza dispositivi fisici dedicati o senza l’app mobile, rendendo l’operazione accessibile da qualsiasi luogo.

Di contro, l’orario e la sede dichiarati non vengono certificati, per cui non è garantita la verifica dell’effettivo momento o del luogo di timbratura. È comunque disponibile un dettaglio utile: Fluida registra sempre anche l’orario preciso in cui la timbratura è stata inserita, anche quando la persona ne indica uno diverso.